Megváltozott a környezetünkben lényegében minden. Az emberi kapcsolataink, a szórakozási lehetőségeink, a pihenési szokásaink és a munkánk is. A napi irodai feladatokat el kell végezni, függetlenül attól, hogy otthonról vagy az irodánkból tesszük azt. Megtanultuk úgy megszervezni a munkafolyamatainkat, hogy ne állítsa meg a vállalat életét a személyes jelenlét hiánya. És mi kell ehhez leginkább? Megfelelő informatikai támogatás!
Korábbi cikkünkben foglalkoztunk már az ügyviteli rendszerek automatizálásával, most ezt a témakört árnyaljuk kicsit jobban és folytatjuk még blogsorozat formájában további írásainkban is.
A klasszikus ügyviteli folyamatban az első, ahova egy dokumentum kerül, az az iktatás. Ez a mostani, megszokottnak semmiképp sem nevezhető időkben persze már egészen máshogyan néz ki, hiszen jó néhány automatizálási lépés megelőzheti az egyes dokumentumok iktatását, de ezekkel majd egy későbbi blogbejegyzésben foglalkozunk. Most nézzük meg azt, hogy mit is várhatunk el egy olyan iktatórendszertől, mely aktív részese a már említett automatizált ügyviteli folyamatnak.
Ahányféle dokumentum, annyiféle kezelés
Az esetek túlnyomó többségében a beérkező dokumentumokat (számlák, szerződések, megrendelések stb.) már elektronikus formában kapjuk meg. Amennyiben a dokumentumot a postás hozza, akkor sajnos elkerülhetetlen, hogy egy nulladik lépésben digitalizálásra (beszkennelésre) kerüljön. Persze manapság ez egyre ritkább, a legtöbb esetben a dokumentum valamilyen elektronikus aláírással és/vagy időbélyeggel hitelesítve, pdf formátumban érkezik meg hozzánk.
Nem mindegy természetesen, hogy milyen típusú dokumentumot szeretnénk iktatni, hiszen másképp azonosítjuk, másmilyen jóváhagyási szabályok kellenek a befogadásukhoz, és a feldolgozáshoz is más-más adatok kinyerésére van szükségünk. Ezért az iktatórendszerrel fel kell tudnunk ismertetni a beérkező dokumentum típusát, és az így beazonosított dokumentumtípusnak megfelelő munkafolyamatnak kell elindulnia iktatáskor.
A dokumentum típus megállapítása többféleképpen is történhet. Egy intelligens iktatórendszernek már van egy vagy több saját e-mail címe, így már eleve a megfelelő e-mail fiókba érkezéskor megtörténhet a beazonosítás. Ennél is pontosabb és modernebb megoldás, ha az iktatórendszer „bele tud nézni” a dokumentumba, és annak bizonyos elemeit felismerve automatikusan be tudja azonosítani a feldolgozandó dokumentum típusát. Sajnos ez a megoldás képi formában kapott (például szkennelt) dokumentumok esetében nem működik. Ilyenkor marad az emberi beavatkozás, ami lehet akár a szkennelt dokumentum elküldése az iktatórendszer megfelelő e-mail címére, vagy az iktatórendszerben történő manuális beazonosítás.
Digitális beazonosítás - Iktatószám
Az egyes dokumentum típusok feldolgozásának első lépése a megfelelő egyedi belső azonosító rögzítése a dokumentumon. Az lehet sorszám, vonalkód vagy akár QR kód típusú is, amit az iktató rendszernek úgy kell rögzíteni a feldolgozandó dokumentumon, hogy közben ne sérüljön az esetleg már meglévő elektronikus hitelesítés, magyarul ne törjük fel az időbélyeget.
Ha kellőképpen okos az iktatórendszerünk, akkor ezek az azonosítók a vállalati folyamatoknak megfelelően alakíthatók ki dokumentum típusonként, akár formátumuk, akár típusuk tekintetében is. Elvárható az ügyviteli rendszerünktől, hogy ezeket az egyedi azonosítókat a továbbiakban felismerje és kezelje az üzleti folyamat további lépéseiben is.
Jóváhagyás, érvényesítés, feladatmenedzsment
A beérkezett dokumentumok típusuktól és akár tartalmuktól függően más-más üzleti folyamaton mennek keresztül. Teljesen más egy szerződés befogadási folyamata, mint egy számláé. Sőt, ez utóbbinál az is lényeges lehet, hogy milyen értékű, hiszen teljesen életszerű, hogy egy kis értékű számlánál mások a jóváhagyási szintek, mint egy nagy értékűnél.
Az, hogy mi a jóváhagyási folyamat, milyen szinteket vagy hivatkozásokat tartalmaz, elegendő-e egy értesítő e-mail-ben megnyomni a jóváhagyás gombot, vagy be kell lépni a rendszerbe és ellenőrizni a dokumentum tartalmát, mind a vállalat belső folyamatszabályzásának a része. Ehhez tudni kell igazodni egy új generációs iktató rendszenek, nem beszélve az egyes dokumentum típusokra kialakított, egymásra épülő feladatok menedzseléséről.
Az sem elhanyagolható funkció, ha egy elfelejtett jóváhagyásra vagy a munkafolyamat bármilyen elakadására, meghatározott időközönként figyelmezteti a rendszer az érintett felhasználót, vagy a folyamatért felelő munkatársunkat.
Adatkinyerés
Ha már automatizálásról beszélünk, akkor azt is elvárhatjuk az iktató rendszerünktől, hogy az egyes dokumentumok - az ügyviteli vagy üzleti folyamat szempontjából - értékes információit ne manuálisan kelljen berögzíteni a rendszerbe, hanem automatikusan kinyerje és a megfelelő helyre rögzítse azokat. Az ilyen egyszerű adatkinyeréshez az szükséges, hogy a dokumentum ne képi formátumban legyen digitalizálva. Amennyiben nem megoldható, hogy ügyfeleink vagy partnereink olvasható pdf formátumban küldjék el számunkra a dokumentumokat, de a szükséges információk formailag beazonosítható helyen vannak rögzítve az egyes dokumentumok esetében, akkor dokumentum sablonok alkalmazásával is lehetőségünk van a fentebb említett értékes információk kinyerésére.
Mindenképpen megéri kialakítani az adatkinyerési folyamatokat, akár dokumentum típusonként külön-külön is, mert hatalmas hozzáadott értéket kapunk azzal, hogy az adatrögzítés nem fog hibákat tartalmazni, nem rabol értékes erőforrásokat és lényegében az iktatás pillanatában kinyerésre kerül.
Többek közt így automatizálható a bejövő számlák rögzítése (erre van más megoldás is, amivel majd egy későbbi blogban fogunk foglalkozni), a szerződések nyilvántartása vagy akár a megrendelések feldolgozása is.
A dokumentum típusokra épített munkafolyamatok tovább vihetik a dokumentumainkat az ügyviteli rendszer más-más automatizált moduljaiba, ahol megtörténhet többek közt a bejövő számlák feldolgozása, ellenőrzése, a kontírozás, a főkönyvi feladás, a szerződések nyilvántartása, vagy a folyamat végén a dokumentumok hiteles irattározása.
Ezekre a lehetőségekre a későbbiekben az Ügyvitel támogatás felsőfokon című blogsorozatunk következő bejegyzésében térünk ki részletesebben.