Ixenit Blog

A home office forró témává vált. Az már eldőlt, hogy végleg és lényegében minden munkahelyen részévé vált a mindennapi munkának. A mindent leegyszerűsítő kérdés mögött viszont számtalan meg nem válaszolt, vagy nyíltan fel sem tett kérdés rejtőzik, melyek legtöbbje a munkaszervezés problémája köré összpontosul:

• miként befolyásolja a home office a munkaszervezést: napi munkaidő és annak nyilvántartása, projektek, meetingek?
• mit kell tenni ahhoz, hogy az irodai költségek csökkenésében is látható eredménye legyen az otthoni munkának?
• ha mégis szükség van személyes jelenlétre, akkor ezt hogyan szervezzük hatékonyan?
• milyen új vezetői kompetenciákra van szükség az eredményesség fenntartásához? Hogyan vezess egy home office-ban dolgozó kollégát? Hogyan vezess home office-ból?

A HO tehát nem csak arról szól, hogy hol ülök le az asztalhoz dolgozni! Ezen a kérdésen hamar túlléptünk azzal, hogy az otthoni munkavégzéshez is biztosítani kellett a megfelelő körülményeket: asztal, számítógép, internet, informatikai jogosultságok.

Kontroll

Vezetői (akár szervezeti vezetői, akár projektvezetői) szemmel leginkább az a kérdés merül fel, hogy hogyan tudom hatékonyan szervezni a beosztottak munkáját, hogy működik a feladatkiadás, a számonkérés és a problémamegoldás. Az a véleményem, hogy munkakörönként és munkatársanként ugyan eltérő mértékben, de a személyes munkavégzés mindenképpen szükséges része marad mindennapi munkánknak.

Személyes jelenlét esetén adott a vezetői kontrollnak egy természetes feltétele: látjuk, érzékeljük egymást. A napokban láttam ehhez kapcsolódóan egy érdekes kísérletet: az irodai kávéfogyasztás során a tej felhasználása becsületkassza alapon működött. A kis dobozra, mely a pénzek gyűjtésére szolgált hétről hétre más képet helyeztek el. Minden héten megszámolták a beérkezett befizetéseket. Az alábbi grafikon a dobozra ragasztott képek és a befizetések összefüggését mutatja:

(Daniel Kahneman: Thinking, fast and slow https://www.youtube.com/watch?v=CjVQJdIrDJ0)

Egyszerű a tanulság: másképp viselkedünk, ha a kontrollnak a leghaloványabb érzete felmerül! Szó sincs arról, hogy a munkatársak negatív jelleméről, lógásról, vagy lustaságról akarnék értekezni. Ez inkább a fókusz fenntartásáról szól. Biztosítani kell egy olyan vezetői jelenlétet az éterben, ami a home office-ban is elősegíti a célokra, feladatokra való koncentrálást. A “Menj haza, és dolgozz!” helyett meg kell teremteni a home office munkavégzés szervezettségét, rendezettségét.

Csapatszellem

A korábban irodai munkában szocializálódott munkaközösségek, team-ek számára is elég hosszú volt a karantén időszak ahhoz, hogy a munkakapcsolatok átalakuljanak, a távoktatással kapcsolatos új családi munkamegosztás, a szülői feladatok, vagy a vírus-szorongás eltérő mértéke új munkahelyi hangulatot teremtett. Ehhez a munkaerőpiaci turbulencia is hozzáadta a maga nehézségeit. Ezzel pedig új feladatot adott a HR területek számára: a lojalitás megőrzéséért, a morál és a csapatszellem visszaállításért kellett és kell küzdeni, hogy a motiváció ne lankadjon.

Ne feledjük, hogy ehhez a feladathoz is tudni kell, hogy hol érhetők el a munkatársak.

Tanácsok vezetőknek és munkavállalóknak:

• A munkád egy részét mindenképpen töltsd az irodában! Találkozz személyesen a kollégákkal, projekt tagokkal, beosztottakkal!

• Tervezd a távolléteidet akár Home Office, akár szabadság, akár “onsite work” esetén: adj lehetőséget másoknak, hogy tervezzenek veled személyes találkozókat! Tudasd, hogy mikor leszel személyesen is elérhető!

• Teremts egyensúlyt a személyes és az online meetingek között! Tartsd fenn a személyes kapcsolatot!

• Csak tervezett távollétek esetén tudtok takarékoskodni az irodai férőhellyel! A “shared desk” nem ördögtől való, nem a személyes munkatér ellen irányul, viszont igényli azt, hogy előre tudjátok, ki mikor lesz jelen az irodában!

• Oszd meg szervezeti-, vagy projektvezetőddel, hogy mikor milyen feladaton dolgozol, mennyi időt tudsz az egyes projektekre fordítani. Tedd lehetővé, hogy szervezzék erőforrásaid felhasználását függetlenül attól, hogy ezt személyesen, vagy otthonról tudod biztosítani. Jusson eszedbe, ezzel egycsapásra megoldod a jelenléti ívek kitöltését is!

Végül szeretném megemlíteni, hogy az IXENIT Kft. egy végtelenül praktikus, egyszerű egyedi megoldással rendelkezik ahhoz, hogy ezeket a tanácsokat akár vezetőként, akár munkatársként megfogadd:

A TeamTrax elnevezésű fejlesztésünk JIRA Add-on-ként már elérhető az Atlassian Marketplace-en, de JIRA-tól független egyedi fejlesztésként is tudjuk szállítani!

A témával kapcsolatos konferencia előadásunk megtekinthető YouTube csatornánkon!