Magyarországon is egyre többen fordulnak a felhő alapú megoldások felé, amikor a vállalatokban egyes folyamatokat átszerveznek vagy modernizálnak. Ennek részint oka lehet, hogy magánszemélyként egyre többen hozzászoknak a felhő alapú szolgáltatásokhoz (mint például a Google), illetve a vállalati termékek piacán is egyre több termék jelenik meg és versenyez egymással, ami a kínálat minőségi javulását is magával hozza.
Az Oracle Taleo toborzási megoldása a HR területén kínál kiforrott, felhő alapú szolgáltatásokat, melyeket már Magyarországon is használnak. Jellemzően multinacionális nagyvállalatok magyar leányvállalatainál találkozhatunk vele, de már magyar vállalatoknál is történt bevezetés. A következőkben azon bevezetések tapasztalatairól írok, melyekről rendelkezésünkre állnak információk félig struktúrált interjúkból, melyek egy szakdolgozathoz készültek.
Bevezetési módszertan
A felhő alapú rendszerek sajátossága, hogy kevés helyet enged az egyedi fejlesztéseknek a rendszeren belül, cserébe sokkal gyorsabban bevezethető. Ennek oka, hogy a szolgáltató úgy tud költség- (és így ár-) előnyt elérni, ha egy adott rendszeren több ügyfelet is kezel, így a hardver és egyéb kezelési költségek eloszlanak, de fejlesztéseket nem engedélyez benne, mert az a többi ügyfélre is hatással lehet. A fejlesztésekre vonatkozó igényeket természetesen az Oracle is gyűjti és a rendszeres frissítések során idővel kikerülnek ezek megoldásai minden ügyfélhez.
A vizsgált bevezetések során a Taleo toborzási modulja által kínált beállítási lehetőségekkel elégedettek voltak az ügyfelek, nem merült fel igény egyedi fejlesztésekre. Ez egybevág azzal a megfigyeléssel, hogy ha az ügyfélnek nem a HR-szolgáltatás a fő profilja (mint a vizsgált esetekben), akkor a benchmark folyamatokra épített rendszer közös nevezőre hozható az ügyfelek eddigi folyamataival. A bevezetési időtartamok 3 és 7 hónap között ingadoznak, a szervezetek nagyságától és számától függően. Több esetben előfordult, hogy szakaszos bevezetés mellett döntött az ügyfél, vagyis először csak bizonyos szervezetekre/országokra/funkciókra vezették be a rendszert, majd egy későbbi fázisban ezt terjesztették ki további szervezetekre/országokra/funkciókra. Minden projektben tudták tartani a kitűzött határidőket.
A bevezetések első lépése a rendszerbeállítások egyeztetése. Bár ez egy out-of-the-box termék, elég sok lehetőség van a cégek eddigi folyamataihoz legjobban hasonlító új folyamatokat beállítani. Ehhez először egy standardizált kérdőívet töltöttek ki az ügyfelek, majd ennek alapján workshopokat tartottak a tanácsadók a cégek kulcsfelhasználóival, melyen átbeszélték az eddigi folyamatokat és vázolták az újakat. Ezek a workshopok történhetnek személyes találkozás keretében, de ma már egyre gyakoribb a skype-on (vagy egyéb online felületen) történő megbeszélés. A workshopok eredményét a tanácsadók összegezték, és ennek alapján beállították a tesztrendszert.
A következő lépés az új folyamatok bemutatása volt, mely során a tanácsadók a kulcsfelhasználókkal közösen végignézték a lehetséges folyamatokat és eseteket, majd ha igény volt rá, akkor az ügyfél tovább tesztelhetett a tesztrendszeren. Ebben a fázisban készültek el a dokumentációk, melyeket mind a teszteléshez, mind pedig a további felhasználói oktatásokhoz lehetett használni. Az oktatások során a train-the-trainer metodológiát használták mindenütt, mert ez az Oracle által javasolt folyamat is. Ennek lényege, hogy a tanácsadók csak egy kis létszámú főfelhasználói csoportot oktatnak, akik a későbbiekben a tanultak és a dokumentációk alapján továbbadják ezt a tudást a toborzó kollégáknak.
Tapasztalatok a napi munkavégzésben
A felhasználók alapvetően pozitív tapasztalatokról számoltak be, bár a problémákat sem hallgatták el.
Multinacionális környezetben előny, hogy a Taleo-t több nyelven, többek között magyarul is lehet használni – mind a HR-dolgozók, mind a pályázók oldaláról.
Egy másik sokat dicsért funkció a folyamatok kezelése. Ami kevés információ a korábban használt toborzási rendszerekről rendelkezésre állt, inkább adatbázis-kezelést sugallt, ami után felüdülés egy folyamatvezérelt rendszert használni. Ezzel egy kézben lehet tartani a kiválasztást, lehetőség van e-offer formájában kiküldeni a konkrét ajánlatokat, sokkal egyszerűbben lehet kezelni a szabadságolások alatt a munkák átadás-átvételét, mert mindenki lát minden folyamatot, és nem kell hosszasan magyarázni, mely ponton kell azokat átvenni. Továbbá szívesen használják a Facebook és LinkedIn csatolókat, mellyel az álláshirdetéseket rögtön ezekre a felületekre is posztolni lehet.
Az egyik felhasználó említett olyan problémákat, melyek abból fakadnak, hogy a beállításokat központilag kezelik, így bizonyos funkciókat nem tesznek elérhetővé, amit egyébként a magyar leányvállalatnál használnának. Náluk ilyen hiányosság volt, hogy nem engedélyezték a rendszer mobilapplikáción keresztüli elérését.
A rendszer kinézetével alapvetően meg vannak elégedve a felhasználók, az „egyszerű”, „letisztult” és „kezelhető” jelzőket használták rá. A pályázók oldalán jelentkezett az egyik legtöbb bosszúságot okozó probléma, ami a belépést érinti. A Taleo biztonsági okokból igen bonyolult jelszó megadását követeli meg regisztrációkor/belépéskor, amit nem mindenkinek sikerül megjegyeznie. Bizonyos számú sikertelen próbálkozás után a rendszer zárolja, vagyis kizárja az adott felhasználót. Ekkor a toborzó munkatársaknak kell kezelniük a problémát, új jelszót adni és erről értesíteni a pályázót. Ez mindkét félnek kellemetlenséget okoz, bár látható, hogy a megoldás rendelkezésre áll.
Frissítések, support
Az Oracle Taleo rendszerekre kétféle frissítés érkezhet: a hibajavításokat és kisebb fejlesztéseket tartalmazó Maintenance Pack negyedévente, a nagyobb fejlesztéseket tartalmazó új verziók pedig ritkábban, de előre bejelentett időszakokban. Előbbivel az ügyfélnek nincs dolga, és a tapasztalatok szerint fennakadást sem okoz a mindennapi munkában, mert munkaórákon kívülre időzítik és a folyamataikban nem okoz változásokat. Az új verziókat mindig először tesztrendszerekre adják ki, hogy az ügyfél megismerhesse az új funkciókat és eldönthesse, mit és milyen mértékben szeretne a folyamataiba beilleszteni. Majd az új verzió élesítésének időpontját is az ügyfél szabhatja meg. Az ügyfelek alapvetően elégedettek ezzel a frissítési folyamattal.
A mindennapi munkát támogatandó az ügyfelek általában kétszintes support rendszert alkalmaznak. Az első szint általában vállalaton belül található, és beépül az egyéb informatikai támogatások rendszerébe. Vagyis amikor valamelyik felhasználónak problémája akad a rendszerrel, azt bejelenti a belső IT-support csoportnak. Ott az apróbb hibákat, vagy beállítási hiányosságokat/módosításokat rögtön le is tudják kezelni. Amennyiben pedig ennél nagyobb a probléma, az IT-support továbbítja azt az Oracle Support felé. Ott egy nemzetközi csapat a nap 24 órájában várja és dolgozza fel a bejelentéseket.
Összegzés
Az interjúk során a Taleo toborzási megoldásának magyarországi helyzetéről az rajzolódott ki, hogy főleg multinacionális cégek használják, és a magyar bevezetés általában része egy regionális bevezetésnek. A kínált funkciókkal a megkérdezett ügyfelek általában elégedettek, a napi munkavégzést elősegíti a Taleo, a felmerülő problémákat vagy gyorsan megoldják, vagy az ügyfelek elfogadják azok eltérő kezelését a termék out-of-the-box jellegéből fakadóan. Összességében egy kiforrott termék képe rajzolódik ki előttünk, melyhez kapcsolódóan már létezik magyarországi bevezetési tapasztalat, így bátran ajánlható HR-vezetőknek a Taleo bevezetése.
oracle | hr | hr megoldás | toborzási megoldás | taleo