Egy vállalatirányítási rendszer cseréje, bevezetése, vagy akár egy kisebb alrendszer telepítése, módosítása is jó alkalmat nyújthat az üzleti folyamatok felülvizsgálatára, újragondolására.
Digitalizáció és automatizálás
Az üzleti vezetők felelőssége és feladata, hogy a vállalkozások működését egyre hatékonyabbá, sikeresebbé tegyék. Ennek a konkrét megvalósulását többféle célnak lehet alárendelni. Az üzleti eredmény, profitcél nyilvánvalóan az egyik elsődleges szempont, de emellett felmerülhetnek más, esetleg kevésbé jól kvantifikálható célok:
- a dolgozók hosszú távú megtartása,
- a cég termékpalettájának vagy ügyfélkörének bővítése,
- a vevői elégedettség javítása,
- a működés átláthatóságának fejlesztése,
- vagy a stabilabb, hosszú távú tervezhetőség.
Az üzleti informatika és a modern technológiai eszközök számos módon segíthetik ezeket a célokat. A papírmentes iroda eszményképe már régóta előttünk lebeg, és sok tekintetben történnek előrelépések még a kötelező adminisztráció és államigazgatás vonatkozásában is, de azért jogi kényszerűségből vagy megszokásból még mindig sokszor ragaszkodunk a nyomtatványokhoz. A modern ERP rendszerek jól bevált modelleket kínálnak az üzleti folyamatok és adminisztratív feladatok leképezésére, amelyek számos fölösleges lépést tudnak automatizálni vagy eliminálni, így például a papír alapú jóváhagyásokat. Az e-számla újabb olyan terület, ahol rengeteg időt, anyagot és emberi munkát lehet megtakarítani, egyúttal az ügyfelek számára is kényelmesebbé és gyorsabbá tehető a számlafeldolgozás. Elektronikus dokumentum nyilvántartó rendszerekkel a cégen belüli és kívüli kommunikációnak is teremthetünk egységes, könnyen hozzáférhető platformot. Egyre több helyen történik digitálisan a munkaórák és a szabadságok nyilvántartása is. Az irodai robotizáció (RPA) pedig egy gyorsan változó informatikai környezetben adhat választ sablonszerű repetitív feladatok gyorsítására, szigetszerűen működő rendszerek összekapcsolására.
Ilyen jellegű újítások bevezetése a meglevő üzleti gyakorlatok, beidegződések, módszerek átalakításával jár, ami az informatikai-technológiai feladatok mellett szervezetfejlesztési és HR szempontokat is felvet. A munka szükségszerű átszervezése valójában a digitalizáció pozitív mellékhatása, érdemes lehetőségként, és nem teherként tekinteni rá.
Üzleti tanácsadás
Napi munkánk során mi, konzultánsok sokféle céget látunk belülről, mondhatni intim közelségből – a jó, a rossz és a csúf oldalt egyaránt. Ügyfeleinkkel való együttműködésünk mindig bizalmi kapcsolat, hiszen egy ERP rendszerbevezetés vagy ehhez kapcsolódó fejlesztés során közel kerülünk a belső folyamatokhoz, érzékeny adatokhoz, a cég versenyelőnyét és üzleti titkait őrző módszerekhez. A titoktartás általános és szerződéses szabályait betartva természetesen ezeket nem lehet a nyilvánosság előtt feltárni. Viszont számos általános és technológiai tapasztalat, ha úgy tetszik, best practice kristályosodik ki a munkánkból, ami alkalmassá tesz arra, hogy ezen tudás alapján javaslatokat tegyünk más ügyfeleknél is, bizonyos folyamatok jobbítására vagy módszerek, eszközök, technikák bevezetésére.
A modern vállalatirányítási rendszereknek a működése is jól bevált, széles körben használt „best practice” üzleti folyamatokra épül. Az Oracle a Fusion Cloud alkalmazásokban a tervezési szempontoknál figyelembe vette több évtizedes ERP tapasztalatait és a meglevő ügyfelektől az évek során érkezett igényeit, visszajelzéseit. A Fusion alkalmazások megtanulásához új, folyamatszemléletű oktatóanyagokat is készített az Oracle.
Úgy gondoljuk, hogy a vállalkozásoknak minden eszközt meg kell ragadniuk ahhoz, hogy a gyorsan változó világban megőrizzék és javítsák versenyképességüket. Ehhez a modern technológiák adoptálása kulcsfontosságú. Az ERP rendszerek segítenek abban, hogy az unalmas, adminisztratív, de a működéshez elengedhetetlen teendőket nagyrészt automatizálják, a napi munkának univerzálisan ismert és szabályozott kereteket adjanak. Az egyes cégek versenyelőnyét, megkülönböztető képességeit nem biztos, hogy érdemes beleerőszakolni egy dobozos termékbe, viszont integrációs megoldásokkal be lehet őket kötni a cég vérkeringésébe, a pénzügyi, ügyviteli, riporting funkciókat is ellátó vállalatirányítási rendszerbe. Egy bevezetés vagy rendszerfrissítés során mindig érdemes megvizsgálni, hogy mik azok a folyamatok, amelyeket érdemes átgondolni, a rendszer legfrissebb képességei alapján vagy megváltozott üzleti igények tükrében esetleg átalakítani, standardizálni. Ezáltal a cég egy újabb lépcsővel feljebb léphet a digitális átalakulás ösvényén.