Robotokról hallva elsősorban fizikai eszközökre gondolunk, amik pl. az autógyárakban hegesztik, rakják össze a részeket. Az RPA esetén nem fizikai-, hanem szoftverrobotokról, vagy más néven botokról van szó. Ezeket a speciális szoftvereket azért hívhatjuk mégis robotoknak, mert bizonyos értelemben humanoid módon működnek: egy Windows asztali környezetben képesek más szoftvereket emberi módon, egér és billentyűzet használatát imitálva működtetni. Képesek emailt olvasni és küldeni, weblapokról információt gyűjteni, vállalatirányítási és egyéb szoftverekbe bejelentkezni, és azokat az emberek számára kifejlesztett felhasználói felületen használni: adatokat kinyerni vagy rögzíteni. Virtuális emberként dolgozik, saját felhasználónévvel/jelszóval használja a szoftvereket.

A szoftverek használatának automatizálására már régóta vannak megoldások. Sok szoftver rendelkezik beépített makró, vagy egyéb szkriptkészítési lehetőségekkel. Speciális terület a tesztszoftverek világa, melyek az RPA előfutárainak tekinthetők. AZ RPA annyiban más és több ezeknél, hogy nem kötődik egy adott technológiához, hanem széleskörű lehetőségeket tartalmaz (email, web, Citrix, database, Java, Microsoft technológiai környezetek) és ezeket kiegészíti egy könnyen használható keretrendszerrel, ahol komoly programírás nélkül, legtöbbször drag-and-drop technikával készíthetők és üzemeltethetők a botok.

A vállalati folyamatok automatizálására törekvés folyamatos, ennek egy új eleme az RPA. A bonyolult, gyakori, fontos folyamatok robosztus automatizálásra régóta integrált szoftverrendszerek készülnek, de ezek bevezetése vagy kifejlesztése a leghosszabb és legdrágább. Egyszerűbb folyamatok esetén jött gyakorlatba az üzletifolyamat-kezelő szoftverek (Business Process Management Software, BPMS) használata. Ennél is gyorsabb megoldás az RPA, ami olyan esetekre is használható, amire már nem éri meg, vagy nincs elég idő BPMS megoldást fejleszteni.

Vegyünk egy gyakori példát: a vállalat egyik osztálya új partnerekkel szerződik, adataikat Excelben átküldi egy másik osztálynak, ahol összes adatukkal együtt több más rendszerbe is rögzítik őket. Természetesen lehet erre hagyományos IT eszközökkel is megoldást adni: interfészt írni, API-kat felhasználni, új szoftvert bevezetni stb. De ez speciális szaktudást igényel, jellemzően hosszabb átfutású idejű, drága megoldás. Sokszor az adatmennyiség, a kiváltható előmunka nem indokolja a hagyományos IT megoldás költségeit.

A vállalatokban alkalmazott szoftverek száma egyre nő, és gyakran egyre több közöttük az integrációs lyuk. Ez az adminisztratív feladatok megnövekedését hozta magával, ami jól látható pl. az olcsóbb munkaerőköltségű országokba kiszervezett üzleti támogató központok (Shared Service Center, SSC) létrejöttében. Az egyre gyorsabban változó világban ráadásul sokszor már nincs idő hosszú projektekre, gyors megoldásokra van szükség.

Az RPA megoldások előnyei:

  • Gyors megvalósítás: teszt környezetben egy folyamat legtöbbször 1-2 hét alatt automatizálható, a teljes bevezetés folyamatkiválasztással, teszteléssel és éles bevetéssel általában 3-10 hét.
  • Emberi hibák, pl. elírások, kihagyások kizárhatók.
  • jól skálázható újabb botok beállításával, 7/24 órás működtethetőség: nincs szabadság vagy betegség. Enyhítheti a munkaerőhiányt.
  • Biztonságos, hiszen IT szempontból a meglevő rendszerek használata nem változik, nem kell a szigorú IT változáskezelési szabályokat alkalmazni, ellentétben pl.  interfészek írásával, vagy egy új üzleti szoftver bevezetésével.
  • Compliance és audit szempontjából kedvező – a folyamat végrehajtása teljesen dokumentált, ellenőrizhető. Az RPA bevezetés sokszor kikényszeríti a folyamatok egyértelműsítését és egyszerűsítését.
  • Emberi munkavégzésnél sokkal gyorsabb végrehajtást biztosít.
  • munkahatékonyság növelése, monotonitás csökkentése;
  • költséghatékonyság;

Az RPA megoldásokat csak a következő feltételek mellett lehet és érdemes bevetni:

  • szabály alapú, standardizált és dokumentált üzleti folyamatok, melyekben egyáltalán nincsenek emberi beavatkozást igénylő döntési pontok;
  • strukturált adatokat kezelésére javasolt;
  • gyakran ismétlődő folyamatok esetén;

Miből áll egy RPA keretrendszer

Ez szállítónkként változó, illetve a hangsúlyok máshol vannak, de jellemzően következő elemek megtalálhatók:

  • Felvevő (Recorder) funkcionalitás: a felhasználó által végrehajtott lépéseket elmenti, hasonlóan pl. egy Excel makró rögzítéséhez.
  • Folyamat fejlesztő eszköz: itt lehet az elmentett folyamatot kiegészíteni, tovább fejleszteni, illetve újakat készíteni. Általában sok előre megírt elemmel rendelkezik, melyekből, mint építőkockákból rakhatók össze a folyamatok.
  • Strukturált, vagy strukturálatlan adat (szöveg) kinyerése képekből, pdf fájlokból, virtualizált környezetekből, weboldalakról OCR és egyéb technikák (pl. web scraping) használatával.
  • Grafikus felhasználói felület (GUI) elemző, mely felderíti az alkalmazások GUI struktúráját, és az egyes objektumoknak (nyomógombok, szövegmezők stb.) egyedi azonosítót készít. Ez teszi lehetővé, hogy az ablakok méretezésétől, nagyításától függetlenül megbízhatóan lehessen az objektumokra hivatkozni.
  • Alkalmazás bolt: további ingyenes, vagy fizetős elemek tölthetők le, melyeket részben a szoftverszállító készített, de sok harmadik fél által készített és megosztott elem is elérhető. Jellemző, hogy más nyelvekben, programkörnyezetekben (.NET, Java, Visual Basic, stb.) megírt kódok meghívhatók.
  • Vezérlőpult a botok futtatására, ütemezésére, működésük és állapotuk áttekintésére. Beépített jelentések a botok hatékonyságának ellenőrzésére.

Kétféle bot készíthető:

  • Felügyelt - a felhasználó saját gépén fut. Manuálisan is indítható, illetve feladatrészletek automatizálására is alkalmas. A felhasználó saját botjait koordinálja. Gyorsabban bevezethető, nem kell átalakítani a teljes folyamatot.  Front office környezetben, pl. call centerekben is használható. 
  • Felügyelet nélküli – virtuális gépeken fut. Back office folyamatok nagy léptékű automatizálására alkalmas, minimális emberi beavatkozással.  Nagyobb tervezést és robosztusabb megvalósítást (kivételkezelés stb.) igényel.

Jövőbeli lehetőségek

Új távlatokat nyitnak meg a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia által nyújtott lehetőségek, melyet a gyártók igyekszenek beépíteni termékébe:  

  • Természetes nyelvi feldolgozás: pl. bizonyos témájú kötött struktúra nélküli emailek értelmezése.  A chatbotok nem az RPA-hoz tartoznak, de jól mutatják az új lehetőségeket.
  • Szöveg és képfeldolgozás: pl. szállító számla adatainak beolvasása a számla felépítésének előzetes betanítása nélkül
  • Öntanulási képesség: a látens összefüggések intelligens módon való felismerése a különböző adatok és a várható kimenetek között. A feltárt összefüggések birtokában a bot új szabályok elismertetésére tesz javaslatot a rendszer működtetője felé, vagy akár automatikusan alkalmazza is azokat.

Kutatók szerint a következő 10 évben az adminisztratív jellegű munkahelyek 10-30%-át ezek a megoldások fogják kiváltani.  Van, aki ezt fenyegetőnek találja. Én inkább arra gondolok, hogy rengeteg ember szabadul fel a gondolkodást nem igénylő, repetitív, unalmas munka alól, és remélhetően emberhez jobban méltó feladatot talál magának. Hasonlóképpen, mint ahogy egy évszázada a gépesítés elterjedése az emberiség nagy részét felszabadította a nehéz mezőgazdasági, vagy ipari fizikai munka alól.

  | | |

0.0