Mielőtt egy vállalkozás az automatizáció bevezetését tervezni kezdi, fontos, hogy megértse, pontosan mire használható, milyen területeken adhat hatékony megoldást. Így reális célokat lehet kitűzni és az elvárt eredmény sem marad el. Nekik szeretnék hasznos tanácsokkal szolgálni ebben a blogbejegyzésben, illetve eloszlatni néhány tévhitet. Gyakori, hogy a szoftverrobotokra csak mint desktop automatizáció tekintenek, míg ennek sokkal szerteágazóbb a felhasználási módja, amely biztosítja a stabil és folytonos üzletmenetet.
I. Jó tanácsok az automatizációval kapcsolatosan
A legfontosabb kérdés az, hogy milyen területeken lehet sikeres és eredményes az RPA automatizáció használata: azok a folyamatok, vagy komplex folyamatok részei, amelyek rendszeresen, nagy számban ismétlődnek és viszonylag standardok. Ha nincs standard vagy ismétlődő folyamatunk, nem tudunk automatizálni!
- Mindig kis lépésekben haladjunk, nem kell rögtön ágyúval verébre lőni! Legyenek az első automatizálandó folyamataink minél egyszerűbbek, mert ha túl komplexet választunk elsőre, könnyen elmehet a kedvünk az egésztől.
- Ha az adott folyamat nem eléggé standardizált, kezdjünk el szabályokat kialakítani és figyeljük meg, ezen szabályok működőképességét!
- Legyenek dokumentálva a folyamataink, melyeket automatizálni szeretnénk!
- Figyeljük meg a konkurenciát – amennyiben van olyan konkurensünk, aki automatizált már valamilyen folyamatot –, ők hogyan csinálják! Tanulni sosem szégyen, nemde? Mástól tanulni mindig kifizetődőbb!
- Válasszunk megfelelő szoftvert, platformot! Tegyük fel magunknak az alábbi kérdéseket: biztonságos, stabil, árban kifizetődő?
II. Három tény a szoftverrobotokról
-
Ma már szinte minden cég használ valamilyen automatizált folyamatot. Lehet ez például a fizetésemlékeztető e-mailek kiküldése, ezzel kiváltva a kellemetlen telefonhívásokat, vagy a bankszámlára érkező ki- és befizetésekről szóló értesítések. Az RPA több, mint egy API vagy egy precízen elkészített excel makró, mivel bármilyen alkalmazást képes használni és alkalmazások között is működik. Ennek az értéke nem csak anyagiakban mérhető, de presztízs szempontjából sem elhanyagolható!
-
Azok automatizálnak, akik növekedni, fennmaradni akarnak és mindezt hatékonyan tervezik nem csak most, de a jövőben is. Az automatizáció nem arról szól, hogy megszabaduljunk a meglévő munkaerőtől, hanem arról, hogy tehermentesítsük őket és ezáltal a túlterhelt munkatárs megbízhatóbb, minőségibb munkát végezzen.
-
Egy üzleti folyamatot akkor éri meg automatizálni, amikor az adott részleg munkatársai és a tevékenységükhöz kapcsolódó eszközök nagyobb költséggel járnak, mintha a feladatokat szoftverrobotokkal végeztetnénk el. Azt ki kell emelnem, hogy ezt egy felmérés előzi meg, melyet pontos dokumentálás és adatgyűjtés foglal magában!
III. Milyen előnyökkel jár az automatizálás a vállalkozások számára?
A, Alacsonyabb költségek: Közel 30%-os költségcsökkentést lehet elérni bizonyos feladatok automatizálásával, sőt ez a szám a folyamatok méretével, komplexitásával elérheti az 50%-ot is! Nézzünk picit a számok mögé, a szoftverek futtatásának költségei alacsonyabbak lehetnek, mint a teljes munkaidőben foglalkoztatottaké.
B, Folyamatos rendelkezésre állás: Bizony, ezek a szoftverrobotok nem betegednek meg, este is dolgoznak, nem bosszantanak kérdésekkel, csak teszik amire utasítottuk őket és hozzák a várt eredményeket. Nyilván kávézni, ebédelni nem velük megy el az ember, ők megcsinálják a munkánk unalmas részét, addig pedig plusz időhöz jutunk, ami valljuk be, néha igazán jól jön!
C, Hibázási lehetőségek csökkenése: Igen, emberek vagyunk és hibázunk! Mi ebből tanulunk és jobb esetben fejlődünk. Sok tényező zavarhati a teljesítményünket, ez lehet stressz, fáradtság, ismeretek hiánya. Ebben az esetben a szoftverrobot biztosítja az operatív kockázatok alacsonyabb szinten tartását.
D, A meglévő folyamatainkat hatékonyabbá válnak: Napjaink legforróbb témái a mesterséges intelligencia és az automatizálás. Ezek kiaknázása már nem csak filmekben létező dolog, de mindennapjainkban is jelen vannak. Itt most nem a Skynetre kell gondolni! A standardizálásnak köszönhetően - visszautalva a korábban elmondottakra és annak jelentőségére - elmondható, hogy az automatizáció bevezetése segíti a vállalkozásokat a jobb termelékenység és a gyors skálázhatóság elérésében.
E, Az RPA miatt nem kell a már meglévő informatikai rendszereinket lecserélni: Ezek a kis szoftverrobotok nagyon ügyesen alkalmazkodnak a különböző informatikai felületekhez. Nekünk volt szerencsénk belefutni egy-két igen érdekes user interface problémába, kevésbé populáris szoftverrel kapcsolatosan. Az ügyfél egyrészt nem engedhette meg magának a jelenlegi helyzetben, hogy a rendszert lecserélje egy költségesebb megoldásra, másrészt viszont a szoftver használata elengedhetetlen volt a vállalkozás életében.
Végül talán a leghasznosabb tipp és a fentieket is összegzi, hogy ne úgy tekintsünk az RPA-ra, mint világmegváltó megoldás. Mégis ajánlott és érdemes foglalkozni a szoftverrobotokkal, mivel ez egy kiváló eszköz arra, hogy át tudjuk hidalni nagyobb informatikai rendszerek továbbfejlesztési idejét, annak tanulási és integrálási ideje alatt biztosítja a folytonos működést.
Másik, nem elhanyagolható szempont, hogy a munka monoton, manuális részét kiváltva egy jobb vállalati stabilitást biztosít. Egy biztos, az automatizáció még csak most bontogatja igazán a szárnyait és a mesterséges intelligencia fejlődésével egyre több területen érdemes elgondolkozni a szoftverrobotok bevezetésén.