Ezúttal egy olyan témakört szeretnék körüljárni, amely egyre inkább felmerül a cégek életében, de tapasztalataim szerint csak bizonyos, -mondjuk úgy nem az átalagos, vagy mindennapi-, folyamataik szintjén...
Ez a témakör pedig nem más, mint a folyamatautomatizálás. Természetesen nem egy ismeretlen fogalom, minden cég törekszik rá, hogy amit lehet automatizáljon, és ne kelljen emberi beavatkozás. Ennek számos oka van, kezdve onnan, hogy általában kényelmes, és megbízható módszer a folyamataink működtetésére, egészen odáig, hogy számos költséget meg lehet vele spórolni. Ezt talán manapság már nem kell külön magyarázni.
Viszont amikor szóba kerül ez a fogalom, mindenki elkezd nagyban gondolkozni, és megpróbálja a leglátványosabb dolgokat (vagy fogalmazhatnánk úgy is, hogy a „legfájdalmasabban” működtethető munkafolyamatait) kiváltani a manualitás terhei alól.
Ez persze érthető, hiszen mindannyiunknak az jut az eszébe legelőször, amit a legfontosabbnak, vagy a legsürgősebbnek tart! Értelemszerűen ezek általában az üzletmenet legkritikusabb pontjai, és egyben gyakran a legköltségesebbek is. Vagy talán mégsem?
Egy havi jelentés elkészítése a menedzsment részére biztos, hogy fontosabb, és költségesebb, mint egy napi működési riport 15 perc alatt történő összeállítása?
Talán igen, ha azt vesszük, hogy sok minden függ a hierarchiában felettünk lévők véleményétől, -akiknek természetesen a döntéshozatalhoz, a stratégia kialakításához is szükségük van információkra-, de amennyiben a mindennapi üzleti folyamatok működtetése szempontjából vizsgáljuk a dolgot, már közelről sem olyan biztos...
Egy átlag havi riport összeállítása elvisz pár napot havonta, mire olyan lesz (jobb esetben), amilyet elvárnak tőlünk, és mi magunk is nyugodt szívvel küldjük tovább. Viszont maradva a már említett példánál, abból a 15 percből, amit egy laza kis napi riport összeállításával/aktualizálásával töltünk, van havonta minimum 20 alkalom, azaz 20x15 perc, ami havi szinten máris 5 óra. Az ilyen típusú riportokból általában nem egy-kettő van...
Tehát végeredményben láthatjuk, hogy ugyan ott tartunk nagyjából, egy nagy különbséggel, ha a riport készítője szemszögből nézzük a dolgokat, akkor a napi riportok összeállítása során sokkal hamarabb fogjuk elveszteni a lelkesedésünket, és a munka morálunkat. Egy érdeklődését vesztett munkavállaló pedig előbb utóbb önmaga is egy riport része lesz, csak azt a bizonyos riportot már a HR fogja készíteni, „A idei kilépők” címmel...
Ez a jelenség azért különösen sajnálatos, mert ez az egész könnyen elkerülhető lenne, és ráadásul szinte fölösleges is. Természetesen nem arra gondolok, hogy ne készüljenek napi riportok, sokkal inkább arra, hogy ehhez többnyire pontosan napi 0 perc idő ráfordításra lenne szükség...
De hogyan is? Egyrészt úgy, hogy az ilyen típusú riportok „gyártási folyamata” szinte minden esetben leírható az „ezt letöltöm/megkapom, bemásolom, kiegészítem (lehúzok egy FKERES-t, frissítem a PIVOT táblát), elmentem, továbbküldöm” logikai folyamattal, ami egy teljesen gépies logika, és mint ilyen tökéletesen alkalmas az automatizálásra.
Másrészt, -bár ezt sok cég nem is realizálja-, az ehhez szükséges eszközök a legtöbbször már a rendelkezésükre állnak, kifizetve, vagy teljesen ingyen...
Természetesen millió megoldás létezik, én most ezek közül szeretnék egyet kiemelni. Ez pedig név szerint a Microsoft Power Platformja, és annak „alkotóelemei” lennének!
Ez nem más, mint egy jelenleg három elemből álló alkalmazáscsomag, ami a Microsoft koncepciója szerint képes lehet automatizálni egy cég mindenféle, -mondjuk úgy-, irodai környezetben előforduló üzleti folyamtát. Pont azokat, amelyek az üzleti felhasználóknak napi szinten apró, de annál monotonabb, ezáltal lélekölőbb elfoglaltságot jelentenek, így elvéve a hasznos idejüket, figyelmüket a magasabb hozzáadott értéket jelentő munkáktól, mint a folyamataik fejlesztése, az elemzés, vagy bármi más ami miatt igazából évekig tanultak, és ott vannak, ahol.
Hogy ez ne így legyen abban az említett három alkalmazás lehet a segítségünkre, név szerint a Flow, a PowerApps, és a Power BI.
Ezeket az eszközöket használva tudjuk kiváltani az összes egyszerű folyamatunkat a manualitás terhe alól. Koncepcionálisan úgy néz ki a dolog, hogy PowerApps-szel olyan saját fejlesztésű alkalmazásokat hozhatunk létre, amelyek valamely adatbeviteli folyamatért felelnek majd. A Flow a folyamatautomatizálás köztes lépéseiért felelős, mint egy-egy egyszerű feladat automatizálása (ments le valamit egy e-mailből, másold ide, küldj róla egy értesítést e-mailben). Végül ott a Power BI, amely az egészet összefogja, és a „végtermékért” (automatizált riportok) felelős.BI szempontból értelemszerűen a riportok automatizálása lehet érdekes számunkra, azok közül is főképp azoké, amelyek nem egy adatbázis adataira épülnek, -hiszen azt önállóan is képes kezelni a Power BI-, de tapasztalatim szerint, általában ebből van kevesebb a cégeknél.
Sokkal jellemzőbb eset, hogy a valahonnan érkező Excel fájlok bizonyos időközönként történő mentése, és ide-oda pakolása, alakítgatása után, azokból kell riportokat készíteni. Az ilyen feladatok ellátása pedig rengeteg időt, és energiát vesz el.
Pont az ilyen, és ehhez hasonló megoldások kiváltása lenne a Power Platform célterülete.
Természetesen mindez nem egy új dolog, hogy folyamatokat automatizálunk valamilyen eszközzel (gondoljunk csak a macrokra!). Ami ebben az egész koncepcióban az újdonságot jelenti, az a megközelítés. Ugyanis ez esetben, nem kell mélyebb szakrételem egy-egy helyzet megoldására, a Microsoft az úgynevezett „Power Userekre” építi a koncepcióját. Ők azok a felhasználóink, akik az átlagnál talán nagyobb érdeklődést mutatnak az IT-s megoldások iránt, de alapvetően üzleti felhasználók. Egyrészt minden cégnél, minden szervezetben egyre több ilyen munkatárs van, -hiszen akárcsak egy Excelben is egyre bonyolultabb funkciók elsajátítására van szükség-, másrészt valódi IT szakemberekből pedig egyre kevesebb...
Talán ez a legfőbb oka, talán nem, de ezek az eszközök tényleg nagyon könnyen megérthető, és jól kezelhető felületen keresztül kínálnak olyan lehetőségeket, amelyek eddig csak programozással, külön fejlesztésekkel voltak elérhetőek!
A dolog legjobb része, hogy mindezt sok esetben már megkapjuk az Office 365 előfizetésünk mellé, így semmilyen plusz költséggel nem jár, de amennyiben nem olyan előfizetési csomagunk van, akkor is havi pár euro díjért mindhárom eszközt beszerezhetjük (a Flow ingyenes!).
Érdemes tenni velük egy próbát, mert tényleg nagyon hamar megtérül a megértésükre, és a „beüzemelésükre” fordított energia! A gyakorlat azt mutatja, hogy rengeteg időt lehet megspórolni, már a legkisebb rutin feladatok automatizálásával is, a munkavállalói elégedettségben pedig finoman szólva is hatalmas javulást okoz, amikor valakinek ismét lesz ideje a az értelmes feladatokra!