Nem csak az ERP rendszerek bevezetését végző tanácsadóknak, de olykor még tapasztalt könyvelőknek is barázdákat vés a homlokára, ha magyar viszonyok között a vevőktől kapott előlegekre kell folyamatot kialakítani. Korábbi EBS bevezetési tapasztalataim alapján az ügyfelek általában annyira bonyolultnak vagy elégtelennek érezték ebben a témában a rendszer nyújtotta lehetőségeket, hogy inkább teljesen lemondtak a vevői előlegek használatáról, vagy rendszeren kívül próbálták ezt megvalósítani.
Sajnos ezen a területen a Fusion Cloud standard „prepayment” funkcionalitása, és az Oracle Support által az áfás előlegszámla kezelésre tett javaslatai sem jelentenek kielégítő megoldást. A magyar előírásoknak nem teljesen feleltethetőek meg (kifejezetten a végszámlát illetően), illetve nem fedik le a teljes folyamatot (pl. díjbekérő), szükségtelen technikai tranzakciókkal operálnak, ráadásul technikai korlátok is felmerülnek (pl. kizárólag interfészen keresztül lehet betölteni a számlát és a beérkező összeget). Ezekről részletesebben lásd a 2495094.1 és 2490090.1 MoS Note-okat.
Az alábbiakban egy olyan beállítási lehetőséget vázolok a Fusion Cloud ERP-ben, amely megfelel a magyar számviteli és áfa szabályozásnak, és megoldást kínálhat a vevői előlegek teljeskörű követésére és könyvelésére, valamint megoldja a kapcsolódó dokumentumok nyomtatását, lejelentését a NAV felé, és a helyes áfa bevallást.
Az elvárások
Egy tipikus előleg folyamat leegyszerűsítve a következő lépésekből áll:
- Díjbekérő küldése a vevőnek. Ennek még nincsen számviteli vagy áfa vonzata, nem minősül számlának.
- A vevő átutalja az előleg összegét a díjbekérő alapján.
- A szállító az összeg beérkezésekor kiállítja az áfás előlegszámlát a vevő részére.
- Később, a tényleges teljesítéskor kiállításra kerül a végszámla. Erre akkor is szükség van, ha a teljes összeg előre lett kifizetve. A végszámlán negatív összeggel kerül feltüntetésre a korábban megfizetett előleg, és pozitívval a ténylegesen kiszámlázott tétel.
Megoldási javaslat
Az Oracle Fusion Cloud Receivables alkalmazásban az alább részletezett beállításokkal megvalósítható a teljes folyamat.
A díjbekérő kezelésére rögzítünk egy AR tranzakciót speciális tranzakciótípussal. Mivel ezt a dokumentumot nem kell a könyvelésben megjeleníteni, a tranzakció típust úgy állítjuk be, hogy a főkönyvi feladás ki van kapcsolva. Ezt a díjbekérő tranzakciót nem akarjuk készre állítani, hogy egyelőre ne kapjon végleges sorszámot, mert később ezt fogjuk használni előlegszámlaként is. Elegendő kitölteni rajta a vevőt, fizetési határidőt, esetleg megjegyzésben az előlegre vonatkozó részleteket. Egy egyedileg fejlesztett BI Publisher riport segítségével generálhatunk belőle díjbekérő levelet (PDF), amit eljuttatunk a vevőnek.
A tranzakció ezek után félkész állapotban marad, amíg a vevő át nem utalja az előleget. A pénzbefolyás rögzítésekor ki kell állítanunk az előlegszámlát. Ehhez felhasználjuk a már felrögzített díjbekérőt, és kiegészítjük, kijavítjuk, hogy nyomtatható számla legyen belőle. A tranzakció típust át kell állítani normál számla típusra, ami már bekönyvelődik a főkönyvbe is. A számla tételsorához beállítunk egy „Előleg” memo line-t, amely a „vevőktől kapott előleg” kötelezettség számlára kontírozza a számla árbevétel oldalát. Az áfa automatikusan számítódik a Tax modulban előre beállított adószabályok alapján. A készre állított tranzakció megkapja a végleges hézagmentes számlaszámot, és nyomtatás után a lokalizációs megoldás a NAV rendszerébe is továbbítja. Végül az előlegszámlát hozzárendeljük a korábban rögzített befolyáshoz, így a nyitott egyenlegek is kiütik egymást.
A végszámla kiállítása egy újabb manuális tranzakcióval történik. Hivatkozás mezőben megadhatjuk az előleg számát. A számlasorok rögzítésekor negatív összeggel felvesszük a korábban kapott előleget (ugyanazzal a memo line-al, így helyreáll a kontírozás a kötelezettség oldalon), valamint rögzítjük a tényleges termék vagy szolgáltatás értékesítés részleteit. Ha a teljes összeg előre volt fizetve, és a végszámla nullára fut ki, a dokumentum akkor is nyomtatható és a NAV rendszerébe beküldhető.
Összegzés
A leírt folyamaton kívül a számlázással kapcsolatos többi szokásos elvárás is vonatkozik az előlegekre: az előlegszámla és a végszámla szabályos nyomtatása, beküldése a NAV online rendszerébe, valamint az áfa helyes bevallása és megfizetése. A bemutatott megoldás teljes mértékben kompatibilis az Ixenit által készített Fusion Cloud lokalizációs komponensekkel, és biztosítja az előlegek átlátható kezelését olyan módon, hogy minden törvényi előírásnak megfeleljen.
A módszer hátránya, hogy manuális lépésekből áll, a díjbekérő és az előlegszámla kiállítása nem automatizálható egyszerűen (interfész vagy API használatával). Nagyobb mennyiségű tranzakció esetén erre bevethető pl. egy RPA robot. Végszámla előállítására már van lehetőség Excel sablonon keresztül (FBDI). Azt az esetet nem kezeltük, ha a végszámla adatai egy másik Fusion modulból (pl. Project Billing vagy Order Management) interfészen érkeznek az AR-be. Ha ilyen igény merül fel, akkor a végszámla helyes előállítását célzó automatizmusok kialakítása további elemzést igényel az implementáció során. Automatizálás bevezetésekor figyelembe kell venni az összes szóba jöhető speciális esetet, ami a magyar követelmények szempontjából fontos lehet, például ha az adódátumot speciális módon kell kitölteni.