"Nanoaszteroida”
Már 2020 első napjaiban láttuk közeledni, és 2020. március 16-án Magyarországra is becsapódott felületén rengeteg tüskefehérjével a COVID-19 nevű aszteroida. Kellemes gazdasági klímában fogadtuk, mégis gyors toalettpapír, liszt és tésztaviharokat kavart, meg aztán leginkább tanácstalanságot, hogy most akkor hogyan tovább a munkahelyeken, ha már az iskolák kapuit is be kellett zárni.
A turizmus, vendéglátás halt ki leggyorsabban, esetükben a digitalizáció adaptációs hatásairól nehéz lenne beszélni, hacsak nem az étel házhozszállítás (valamint az üzleti utak...) elképesztő térhódítására gondolunk.
A home office-ról folytatott hitviták élményei sok vezetőben pánikra váltottak, hogy vajon most hogyan fogják irányítani alkalmazottaikat. Egyáltalán honnan tudják, hogy merre járnak, mit csinálnak. A helyzet első áldozatai a kontrollmániás vezetők lettek. Úgyis mondhatnánk, hogy az evolúció első alkalmazkodási követelménye a kollégák közvetlen és folyamatos számonkérése helyett az üzleti folyamatokat jellemző értékek alapján történő vezetés térhódítása volt.
Érdekes helyzetet okozott ez a "nanoaszteroida": információ, munkaerő továbbra is volt, de egészen máshogy állt rendelkezésre. Ügyfelekkel, szállítókkal a legtöbb helyen szintén nem volt gond, ismét csak azzal adódott probléma, hogy az addigi személyes kapcsolatokat gyorsan zoom, teams, meets, discord meetingekre kellett váltani.
Felkészületlenül egy digitális világban
Az első pillanattól érezhető volt, hogy a digitális világ felkészült a hasonló robbanásokra, csak éppen mi emberek, vezetők, vállalatok voltunk zavarodottak. Elkezdődött a szelekció. Úgy álltunk a krízissel szemben, mintha az első halak, amelyek kimerészkedtek a szárazföldre, már ismerték volna a "tüdőt", mint légzőszervet, csak nem tudták hogyan használják.
Az adaptációs mechanizmusok következő lépcsője az információ és a munkatársak rendelkezésre állásának újraszervezése: mindkettő többnyire digitális formában lett csak elérhető, aminek valódi rendelkezésre állását az elsők között kellett megszervezni. A legapróbb munkaszervezési momentum, hogy a munkatársi távolléteket, home office beosztást, munkaidő dokumentálását elektronizálni lehet. Amelyik vállalat ily módon tudja szervezni az erőforrás menedzsment funkciót, az egy újabb lépéssel kerül közelebb a túléléshez.
Örömmel mondhatom, hogy az IXENIT Kft. JIRA modulként fejlesztett TeamTrax rendszere egy erre a célra készült tökéletes túlélőeszköz!
A természetes szelekció következő vívmánya az elektronikus dokumentumkezelés. A papír alapú iroda személyes megjelenést igényel. Az irodavezetők, asszisztensek egészen biztosan az utolsók voltak, akik home- office-ba költöztek. Mindenki észrevette, hogy egy olyan országban élünk, ahol a NAV mutat példát az elektronizált üzleti folyamatokra? Ha a NAV-hoz el tudunk juttatni minden számlát elektronikusan, márpedig kötelesek vagyunk, akkor miért okozna gondot a teljes "procure to pay", "order to cash" folyamat dokumentációjának elektronizálása? Van elektronikus iktatónk, számlafeldolgozónk és elektronikus irattárunk. Az IXENIT nem csak saját működéséhez, hanem ügyfelei számára is kifejlesztette ezeket a megoldásokat.
Üzleti folyamatok az IT rendszerek helyett
A szükséges alkalmazások és informatikai rendszerek egész hadserege áll rendelkezésre a hasonló természeti és gazdasági csapások kivédésére, mégsem ajánlanám, hogy mindenki azonnal ajánlatkérésekkel ostromolja ezek fejlesztőit, szállítóit. Ahogy a 60 millió évvel ezelőtti aszteroidát sem élte túl az emlősök 90%-a, úgy a digitalizált vállalatok közül is csak azok alkalmazkodnak igazán, amelyek a digitális rendszereiken túl egy nagyon fontos szelekciós mechanizmussal rendelkeznek: az üzleti folyamataik is alkalmasak a digitális működésre.
Kevés annál nagyobb káosz lehet egy cég életében, mint amikor a rengeteg digitális információt egymással nehezen kommunikáló alkalmazottak közvetítik a számtalan elektronikus rendszer között. Ha rendről, standardizált folyamatokról beszélünk, elsőként egészen biztosan nem a rugalmasság jut eszünkbe. Mégis, pont egy ilyen katasztrófának kell bekövetkeznie ahhoz, hogy meglássuk: egységes folyamatokat és a rendet nagyságrendekkel könnyebb átszervezni, mint a megszokásokat, a rendetlenség feletti kontrollt. Ez a könnyebbség pedig nem csupán a folyamatok átszervezése szempontjából igaz a rendre, hanem a digitalizációt is megkönnyíti, sőt ennek megléte alapfeltétele a folyamatok elektronizálásának.
A folyamatok ahhoz nyújtanak segítséget, hogy a különböző rendszerek közötti kapcsolatokat információ átadási pontokat és felelősségeket pontosan definiálják. Ki mit csinál az információval, kitől kapja, és kinek adja tovább. A humán interfész ”specifikálása” legalább annyira fontos, mint az alkalmazások közötti szoftveres interfészek leírása.
Az IXENIT Kft., mint üzleti tanácsadó és ERP szállító abból a szempontból szerencsés helyzetben van, hogy minden szolgáltatása kapcsán az üzleti folyamatok megismerését, feltérképezését, a digitális érettség megteremtését állítja előtérbe.
Automatizáció
Munkánk során rengeteg olyan munkafolyamattal találkozunk, amely nemcsak standardizálható, hanem pl. az általunk is fejlesztett (szoftver)robotokkal, RPA megoldással teljesen ki is váltható. Sok kolléga számára persze ezek az ismétlődő, kevés kreativitással és így kevés energiával végezhető munkák lennének az ideálisak, de egyben ezek pénzügyi szempontból a legpazarlóbbak is: egyszerű és olcsó digitális megoldásokkal kiválthatók.
Arra biztatom a hatékonyságra, eredményességre és fejlődésre törekvő cégvezetőket, hogy járjanak nyitott szemmel az üzleti folyamataikat vizsgálgatva! Ne csak a hibákat, problémákat próbálják feltárni, hanem keressék az automatizálható folyamatlépéseket! Munkatársaik kreatív munkára fordított ideje jelentősen növelhető, ha a monoton, ismétlődő és intuitív döntéseket nem igénylő feladatokat ezek a nap 24 órájában, hibamentesen működő automaták veszik át.
Az alábbi példa egy egyszerű minta arra, ahogy egy robot a webshopon beérkező megrendelést feldolgozza és kiállítja a NAV-hoz is beküldött számlát a vevő részére.
További RPA esettanulmányainkat, melyek ihletet adhatnak a szoftverrobotok alkalmazásához az alábbi címen is megtekinthetik: RPA esetek.
Az egyes elektronikus rendszerek közötti hatékony kapcsolatok, az interfészek megteremtése IT fejlesztések és a folyamatok szabályozás által jelentik a legnagyobb evolúciós ugrást, olyan előnyt adnak, mint a tudományos fantasztikumban a gondolatátvitel: a hasonló célokért munkálkodó rendszerelemek közötti kimagaslóan hatékony információátadást, az erőforrásaink összefüggő és összehangolt hálózatát.
Kellemes szelekciót és sikeres alkalmazkodást kívánunk a gazdasági élet minden szereplőjének!
