Ixenit Blog

Informatikai rendszereinkkel szemben alapvető elvárás, sőt mondhatni ez a raison d'être, hogy az üzleti folyamatainkról adatokat, információkat gyűjtsenek, melyeket később különféle formában fel tudjunk használni – a folyamatok monitorozásához, adatelemzéshez, a jövőben várható működés előrejelzéséhez. A rendszer riportolási képességeinek minősége releváns az összes érintettnek, beleértve azokat is, akik közvetlenül nem dolgoznak a rendszerben: az adatrögzítő felhasználók, a közép- és felsővezetők, a dolgozók, az üzletfelek (vevők és szállítók), a hatóságok és felügyeleti szervek és a számviteli vagy tőzsdei beszámolót olvasó érdeklődők. Ha a szükséges információk könnyen és hatékonyan kinyerhetők a rendszerből, akkor abból a felsorolt csoportok mindegyike hasznot húzhat.

A Fusion Cloud alkalmazásokkal az Oracle-nek sikerült ezen a téren szintet lépnie. Az Oracle korábbi ERP megoldásában (E-business Suite) rendelkezésünkre álló eszköztárat lényegesen továbbgondolták és kiegészítették, így a Fusion jóval magasabb szintű riportolási képességekkel bír. Ebben a cikkben végignézzük a Fusion riporting arzenálját.

Adatrögzítő szint

A Fusion alkalmazásokban a felhasználói felületek kialakításánál figyeltek rá, hogy az ergonómia az adatrögzítők munkáját is könnyítse. Erre szolgálnak az egyes alkalmazások nyitó képernyőjén található dashboardok és „infocsempék”, amelyek az extra figyelmet érdemlő tételekre irányítják a felhasználó figyelmét, mint a várakoztatott illetve kifizetésre váró számlák, vagy az interfészen elakadt adatok. A dashboardok előnye, hogy első ránézésre látszik, milyen állapotban van az üzleti terület, és külön kimutatások futtatása nélkül felmérhető a várható munkamennyiség. Ráadásul az infocsempéken keresztül le is lefúrhatunk a problémás tranzakciókhoz, hogy megtekintsük a részleteket és elvégezzük a szükséges beavatkozást.

Az adott üzleti területhez és szerepkörhöz tartozó fontosabb riportok egy kattintással a felhasználó rendelkezésére állnak, illetve egyedi riportokat is felvehetünk a listába. A kimutatások megjeleníthetők a képernyőn, adattartalmuk könnyedén exportálható HTML, XLSX, CSV, PDF formátumokba. A riportok futtatása történhet eseti alapon vagy ütemezetten (kívánt rendszerességgel), az eredmény automatikusan elküldhető tetszőleges email postafiókba is.

A jóváhagyási lépéseket igénylő folyamatokat most már egységes keretrendszerben, akár 100%-ban digitálisan tudjuk vezényelni. Tetszőleges bonyolultságú jóváhagyási workflow építhető a Fusionben. Az értesítések megjelennek a felhasználó nyitó képernyőjén, elérhetők a címsorban levő csengő ikonon keresztül, és érkezhetnek emailben is, így akár mobil eszközről menet közben is jóváhagyható vagy elutasítható egy számla.

Kulcsfelhasználó szint

Az egyik legnagyobb újítás a Fusionben, hogy a rendszer szerves részét képezi az OTBI (Oracle Transactional Business Intelligence). Ez valójában a valós idejű adatokon futó komplett BI megoldás, és a beépített kimutatások többsége ebben az eszközben van implementálva. Emellett az előre definiált adatmodellek felhasználásával, technikai tudás nélkül is összeállíthatók egyedi kimutatások, ad-hoc elemzések, grafikonok, sőt saját infocsempéket is tervezhetünk. Új riportok készítéséhez és üzembe állításához még fejlesztő vagy konzultáns segítségére sincsen feltétlenül szükség, mert az eszköz használata egy átlagos felhasználó számára is viszonylag könnyen elsajátítható.

Az OTBI-ban többféle riport fajtát készíthetünk:

• Elemzés: itt az egy-egy üzleti területhez előre kialakított adatmodellekből (pl. Vevőszámlák vagy Tárgyi eszközök) készíthetünk kimutatást úgy, hogy kiválasztjuk a minket érdeklő mezőket és adatpontokat, meghatározzuk ezek sorrendjét, szűrését, paraméterezését. A rendszer ebből automatikusan készít táblázatos kimutatást vagy grafikonokat, vagy akár mindkettőt egy kombinált riportban.
• Az elemzések össze is kapcsolhatók egymással és dashboardokba szervezhetők, kombinálhatók. Ezek segítségével egy adatkörnek többféle vetületét, vagy összesített / részletes nézetét tudjuk egy közös riportba építeni.
• BI Publisher riportok készítésére szintén van lehetőség. Ez az eszköz már az EBS-ben is bevált: szépen formázott, ügyfél kommunikációban is használható dokumentumok készíthetők vele, mint a számla, megrendelés, szállítólevél, vagy akár elektronikus kifizetési fájl.

Kontroller szint

A pénzügyi rendszerek egyik kulcsfontosságú folyamata az időszakzárás (jellemzően: havi zárás) és az ehhez kapcsolódó riportok. A Fusion főkönyvi modulja különféle egyeztető riportokkal és infocsempékkel támogatja ezt a műveletet. Az egyeztető riportok lehetőséget adnak tranzakció szintű lefúrásra és az eltérések interaktív feltárására. Ezáltal felgyorsítható és stresszmentesebbé tehető az időszakok zárása az összes analitikus modul vonatkozásában.

A Fusion másik hatalmas újítása, hogy a főkönyvbe beépült egy Essbase (OLAP) kocka, amely a számviteli kódkombinációk egyenlegeit tartalmazza. Ez az extra analitikus adatbázis azonnal frissül, amikor egy főkönyvi napló feladásra kerül (posting), tehát kvázi valós időben lehet követni benne a számviteli adatokat. Ennek a technológiának fő előnye, hogy az egyes dimenziókra felépített fa-struktúrákra (hierarchiákra) az aggregátumokat nagy hatékonysággal előre leképezi, ezáltal a tranzakciós adatbázist is tehermentesíti.

A főkönyvi egyenlegek elemzésére több eszköz is rendelkezésre áll, ezek közül a kontrollerek kedvence lehet a Smart View. Ez nem más, mint egy Excel bővítmény, melynek segítségével a számviteli flexmező dimenziói között navigálhatunk interaktív módon, így a főkönyvi egyenlegeket többféle szempont szerint és a kívánt részletességben analizálhatjuk. A Smart View sablonjainkat elmenthetjük, később újra futtathatjuk friss adatokon, és készíthetünk belőle grafikonokat is, mindezt a megszokott MS Excel programból.

Menedzsment szint

A Financial Reporting Center célja a főkönyvi adataink riportálhatóságának biztosítása. Korábbi EBS felhasználók számára ez a Financial Statement Generator (FSG vagy Saját kimutatás készítő) eszközzel volt lehetséges. Ezzel összehasonlítva is látható, hogy mekkora az előrelépés az Oracle Fusionben. A Financial Reporting Center elérésének elsődleges formája a Financial Reporting Studio nevű alkalmazás, mely a Fusionből letöltve telepíthető a számítógépünkre, de telepítés nélkül is tudunk dolgozni, ekkor a Financial Reporting Web Studio áll rendelkezésünkre. Mindkettő az Oracle BI Catalogban dolgozik, akárcsak a korábban tárgyalt OTBI és BI Publisher. A Financial Reporting Studio (és Web Studio) által készített riportokat Smart View segítségével is megnyithatjuk, vagy hasonló riportokat Smart View-ban is készíthetünk, de ez inkább ad hoc riportok készítésére alkalmas, mivel az Excel bizonyos formázási funkcióinak használatával könnyen elveszíthetjük a riportjaink adattartalmának frissíthetőségét. Így ha többször felhasználható, készre formázott, meghatározott struktúrájú pénzügyi kimutatás (pl. mérleg, eredménykimutatás) elkészítése a cél, akkor a Financial Reporting Studio a megfelelő eszköz, a Smart View-t pedig használjuk akkor, ha gyorsan, a jól ismert Excel környezetben szeretnénk információt kinyerni.

A Financial Reporting Studioban a számviteli flexmezőnk szegmensei szerint tudunk riportokat készíteni. A főkönyvi számlák a kívánt bontásban tekinthetők meg a beállított paraméterértékek mellett, melyek például a pénznem, periódus, az összeg típusa (periódus, negyedév, éves érték). Ezek a paraméterezések a riport elkészítése és megtekintése során (amennyiben nem PDF-ben nyitjuk meg) egyaránt változtathatók. Lehetőség van a riportba kibontható értékeket tenni, így például a kimutatás a főkönyvi számlaosztályokat tartalmazza, és ezt kibontva tudjuk főkönyvi számlánként megtekinteni a részleteket. Hasonlóan éves adatot jeleníthetünk meg, amit kibontva negyedéves és havi adatokhoz juthatunk stb. Számos függvény áll rendelkezésünkre, amennyiben számított mezőket szeretnénk készíteni, így könnyen betehetők összesítő sorok és oszlopok.

A Financial Reporting Web Studio kezelőfelülete:

A kimutatások készítése közben is bármikor megtekinthetők a riportok. Az alábbi ábrán egy készülő mérleg képe látható:

Integrációk

Általánosságban a riporting egyik jellemző speciális felhasználása a partnerekkel folytatott kommunikáció: rendelések, számlák, fizetési felszólítások küldése és fogadása vevők és szállítók irányába. A hagyományos papír alapú folyamatok kiváltására a Fusion alkalmazásokban számos korszerű megoldást találunk, például az elektronikus adatcsere (EDI) lehetőségét standardizált üzenetformátumokon keresztül, valamint az alkalmazásba integrált szállítói és vevői mini portálokat, amelyek az üzleti partnerek felé nyitnak ablakot az ERP rendszerünkbe, és hozzáférést engednek a releváns tranzakciók megtekintésére és kezelésére.

A Fusion összekapcsolását külső rendszerekkel számos publikus API segíti, emellett az Oracle Integration Cloud használatával egyszerűen építhetünk csatolókat külső szolgáltatásokhoz, alkalmazásokhoz vagy legacy rendszerekhez. Adott esetben ezek a megoldások is kiválthatják, illetve digitalizálhatják a korábban papír alapú riporting folyamatokat.

Hazai terepen az egyik legfontosabb ilyen integrációt a NAV Online Számla rendszerrel kell megvalósítani, hogy a számlázási megoldás megfeleljen a magyar törvényi kötelezettségeknek. Ez része a Fusion magyar lokalizációs csomagjának, amelyet az Ixenit Kft. készített el.

Az OTBI nagyon hasznos eszköz egy adott üzleti terület fókuszált elemzéséhez, viszont egy komplex Fusion rendszerben, ahol a pénzügyön kívül akár több modulcsoport (HR, beszerzés, ellátási lánc/SCM) is implementálásra kerül, a lehetséges riport igények is egyre komplexebbé válhatnak. Ezeknek a kielégítését célozza a Fusion Analytics Warehouse adattárház megoldása, amely üzleti területek közötti, sőt külső forrásokból behozott adatok integrált elemzésére és vizualizációjára is képes. Emellett bármely tetszőleges adattárház vagy BI rendszerrel összeköthető a Fusion a megfelelő interfészek felhasználásával.

A Fusion alkalmazások képességeiről, fejlesztési irányairól az Oracle rendszeresen tájékoztatja a felhasználói bázisát ingyenes élő webinarok útján, amelyek utólag is visszanézhetők. Ezeket a videokat a Cloud Customer Connect portálon keresztül lehet elérni.

A blogbejegyzés társszerzője: Ábel Attila