Vannak azok a vezetők, akik nehezen fogadják el a Home Office (kényszerű?) térhódítását: “Dolgozik-e otthon a kolléga rendesen? A személyes megbeszélések, találkozók hatékonyabbak!”
Ilyen és hasonló típusú kérdések merülnek fel bennük. Másoknak ez nem okoz gondot, ők nyilván a távmunka előnyeit látják inkább. Nagyon kevés cikket olvastam viszont arról, hogy a távmunka napi munkaszervezési nehézségeit hogyan sikerült elhárítani az egyes szervezeteknél.
Néhány technológiai blogbejegyzés után lássuk, hogy az IXENIT Kft.-nél hogyan adaptálódtunk a vírus által is katalizált változásokhoz. IT cég vagyunk, jó lenne egy olyan szoftver, amivel képesek lehetünk egyszerre az összes alábbi elvárásnak megfelelni!
1. Az a fránya jelenléti ív
A papírmentes irodában sok vállalkozásnál az utolsó nyomtatott, kézzel vezetett dokumentum lesz a jelenléti ív, ebben egészen biztos vagyok! Tudom, van ennek praktikus oka is, de az biztos, hogy minél kevesebbet vagyunk az irodában, annál inkább elrugaszkodik a valóságtól a tartalma. A kedves olvasó vállalkozásában is így van, igaz? A jelenléti ív fontos! Nem egyszerűen törvényi előírásként, hiszen ez alapján készül a bérszámfejtés, ez alapján tartjuk nyilván a kivehető és kivett szabadságokat, a túlórákat, csúsztatásokat. És hát a fizetés és a szabi érdekében havonta egyszer szorgosan kitölti minden munkatárs. Legyen elektronikus? Nincs akadálya!
2. Távollétek vezetői engedélyezése
A munkaszervezéshez, erőforrás tervezéshez nélkülözhetetlen, hogy a munkatársak elérhetőségét követni tudjuk. A legtöbb cégnél az év végi szabadságok tervezésénél merül fel elsősorban, hogy ne menjen mindenki egyidőben szabadságra, legyen az irodában is valaki. A legtöbbször ehhez az irodavezető készít egy egyszerű excel táblázatot, amit aztán mindenki kitölthet, vagy még múlt századibb formájában a táblázat kinyomtatva kerül az irodai hirdetőtáblára. A szabadságok engedélyezésére és követésére léteznek elektronikus megoldások, de kevésszer kapcsolódnak a jelenléti ívhez, pedig mennyivel egyszerűbb lenne ezt egyetlen elektronikus felületen követni!
3. Hétfőn mindenki bejön, pénteken senki sem… Személyes és online események szervezése
A Home Office-ban rejlő egyik legnagyobb lehetőség, hogy az irodabérleti költségeket tudjuk a felszabaduló helyek által csökkenteni. De hogyan racionalizáljuk az irodai beosztást, ha mindenki egyidőben szeret bent lenni, és ugyanazon a napon otthonról dolgozni? Ezt papíron lehetetlen követni és szervezni! Ha a jelenléti íven nem csak a ledolgozott órákat követjük, hanem ugyanezen a felületen tervezhetővé tesszük az otthoni vagy irodai munkavégzést, akkor ezeket az információkat minden munkatárs által követhető felületen megjelenítve máris alkalmassá tesszük a rendszert az irodai jelenlét követésére, szabályozására is. Vannak olyan témák, olyan megbeszélés típusok (pl. brainstorming, kreatív gondolkodást igénylő feladatok, vagy érzékenyebb, kritikusabb témák egyeztetése), amikor hatékonyabb, értékesebb a személyes jelenlét. Ennek szervezéséhez azonban tudni kell, hogy az érintett kollégák mely napokra terveztek otthoni és melyekre irodai munkavégzést. A távollétek elektronikus tervezése és nyilvántartása esetén a munkatársak a rendszer segítségével maguk szervezhetik a személyes találkozásokat, vagy online meetingeket.
4. T&M alapú számlázás és számlafogadás, kontrolling elemzések
Vírusra nem is volt szükség ahhoz, hogy egy ilyen képességekkel bíró rendszert magunknak kifejlesszünk. A kezdetektől használjuk az Atlassian Stack termékeit és ennek plugin-jeként kifejlesztettük saját megoldásunkat a “távolléti” funkciók megvalósításához. Ráadásul a távolléti információk rögzítésére és követésére, valamint kontrolljára használt rendszer a projektmenedzsment rendszer (JIRA) részeként került kifejlesztésre, ami azt eredményezte, hogy a munkaidő nyilvántartás egyszerre szolgálja a bérszámfejtés, a munkaszervezés és pénzügy mindennapi feladatait. A rögzített munkaidő alapján készülnek számláink, és a projekteken dolgozó külső munkatársak teljesítésigazolása is ez alapján történik.
A vírus abban segített bennünket, hogy piaci lehetőségként is tekintsünk az általunk fejlesztett és valós munkakörülmények között tesztelt alkalmazásra.
A Team Trax névre keresztelt rendszer a közelmúltban debütált az Atlassian Marketplace-en, de egyedi, JIRA-független fejlesztésként is tudjuk partnereink számára szállítani!
Minden munkavállalónak és vezetőnek hatékony és eredményes, egyszerűen adminisztrált HomeOffice munkát, de a leghatékonyabb távmunka mellett is a vírusmizéria végét kívánom!