Ixenit Blog

Mikor van szükség automatizálásra?

A folyamatautomatizáció sikeres bevezetéséhez és működtetéséhez számos feltétel szükséges. Ezek a következők:

Megfelelő üzleti célkitűzések: Kell egy világos és meghatározott üzleti cél, amelyet az automatizáció segítségével szeretnénk elérni. Az automatizációnak konkrét célokhoz kell kapcsolódnia, például a termelésciklus idejének csökkentése, a költségek csökkentése vagy a minőség javítása.

Folyamatérték-megértés: Az automatizáció előtt alaposan meg kell érteni a folyamatot és annak értékteremtő lépéseit. Fontos azonosítani a nem értékteremtő tevékenységeket, a veszteségeket és a felesleges munkát, amelyeket automatizációval lehet kiküszöbölni.

Stabil alapfolyamat: Az automatizációra vonatkozóan egy alapfolyamatnak kell lennie, amely stabil és jól működik. Az automatizáció nem helyettesítheti a rosszul tervezett vagy kiforratlan folyamatokat. Először meg kell győződni arról, hogy a folyamat megfelelően működik, mielőtt az automatizációt bevezetnénk.

Technológiai infrastruktúra: Megfelelő technológiai infrastruktúrára van szükség az automatizáció támogatásához. Ez magában foglalhatja a hardvereket, szoftvereket, automatizációs eszközöket és egyéb technológiai megoldásokat.

Képzett szakemberek: Az automatizáció tervezéséhez, bevezetéséhez és karbantartásához szakértő személyzet szükséges. Az automatizációs szakembereknek meg kell érteniük a folyamatokat, a technológiát és a Lean elveket, hogy hatékonyan tudják alkalmazni az automatizációt.

Megfelelő adatok és információk: Az automatizáció hatékony működtetéséhez szükség van a releváns adatok és információk meglétére. Ez lehetővé teszi a folyamatok monitorozását, elemzését és optimalizálását. Az adatok és információk alapján lehetőség nyílik a döntéshozatalra és a folyamatok fejlesztésére.

Vezetői támogatás és elkötelezettség: A vezetőség támogatása és elkötelezettsége egyaránt fontos a cél és a megtérülés szempontjából, mivel a kellő rálátás csak az ő segítségükkel érhető el. Az automatizáció egy többnyire középtávon megtérülő befektetés, ami megágyaz későbbi lehetőségeknek.

Szabálykövetés és standardizáció: Ha a folyamatok jól meghatározott szabályokra és előírásokra épülnek, akkor az automatizáció könnyebben megvalósítható. Az olyan folyamatok, amelyek magas szintű standardizációt igényelnek, ideálisak az automatizáció szempontjából.

Kommunikáció és integráció más rendszerekkel: Ha a folyamatoknak van kapcsolata más rendszerekkel vagy szolgáltatásokkal, akkor fontos megvizsgálni, hogy az automatizáció hogyan illeszkedik és kommunikál ezekkel a rendszerekkel. Az integrációs lehetőségek határozzák meg, hogy milyen mértékben lehet automatizálni a folyamatot.

Kockázatok és biztonság: Az automatizáció bevezetésekor érdemes figyelembe venni a kockázatokat és a biztonsági szempontokat. Például, ha a folyamat érzékeny adatokat kezel vagy a biztonság kiemelten fontos, akkor az automatizációt úgy kell megtervezni, hogy ezeket az elvárásokat teljesítse.

Szervezeti kultúra és elfogadás: Az automatizáció bevezetése jelentős változásokat hozhat a szervezetben. Fontos megvizsgálni a szervezeti kultúrát és a dolgozók elfogadását az automatizációval kapcsolatban. Ha az emberek ellenállnak vagy nehézségeik vannak az új rendszer elfogadásával, akkor a bevezetés nehézségekbe ütközhet.

Szabályozás és jogi követelmények: Az automatizáció bevezetésekor figyelembe kell venni a vonatkozó szabályozásokat és jogi követelményeket. Például adatvédelmi vagy munkajogi előírásokat kell betartani az automatizáció alkalmazása során.

Ügyfélélmény: Fontos megvizsgálni, hogy az automatizáció hogyan befolyásolja az ügyfélélményt. Az automatizáció célja általában az ügyfélélmény javítása, de néha az emberi interakcióra van szükség a magas szintű ügyfélszolgálat biztosításához.

Amennyiben ezek harmonikusan összpontosulnak külső körülményként, abban az esetben kiválaszthatjuk az automatizálni kívánt folyamatot, vagy folyamatokat.

Folyamatautomatizáció alapfeltételei

További szempontok, amelyeket érdemes figyelembe venni, amikor megvizsgáljuk, hogy egy folyamat automatizálható-e vagy sem:

• Folyamat stabilitása: Az automatizáció előtt fontos, hogy a folyamat stabil legyen és jól működjön. Ha a folyamatok változékonyak vagy gyakran változnak, akkor az automatizáció kihívást jelenthet.

• Ismétlődő és rutinszerű feladatok: Az automatizáció leginkább az ismétlődő és rutinszerű feladatokra alkalmas. Ezek olyan tevékenységek, amelyeket rendszeresen el kell végezni, és alapvetően ismétlődnek.

• Mennyiségi jellemzők: Érdemes megvizsgálni, hogy a folyamatban milyen mennyiségű feladat vagy tranzakció merül fel. Ha nagy mennyiségű feladatról van szó, akkor az automatizáció nagyobb hatást gyakorolhat a hatékonyságra és a termelékenységre.

• Adatok és információk elérhetősége: Az automatizációhoz gyakran szükség van adatokra és információkra. Fontos megbizonyosodni arról, hogy a szükséges adatok hozzáférhetőek-e és rendelkezésre állnak-e a folyamatban.

• Emberi beavatkozás szükségessége: Fontolóra kell venni, hogy a folyamat mennyire igényel emberi beavatkozást és döntéshozatalt. Az automatizáció akkor lehet hatékony, ha a feladatokat nagyrészt gépek és rendszerek végzik el, minimális emberi beavatkozással.

• Rövid távú és hosszú távú megtérülés: Fontos megvizsgálni, hogy az automatizáció milyen mértékben járul hozzá a költségcsökkentéshez, hatékonyságnöveléshez vagy más előnyökhöz. Érdemes felmérni a rövid és hosszú távú megtérülési lehetőségeket.

Ezek a szempontok segíthetnek a folyamat automatizálhatóságának értékelésében és a megfelelő döntések meghozatalában. Az egyes folyamatok eltérőek lehetnek, ezért fontos az alapos elemzés és vizsgálat a konkrét esetben.

LEAN jelenléte az automatizáció során

Amennyiben az előző feltételek kellő mennyiségben és mélységben teljesülnek, akkor a LEAN alapvetése, hogy a termelési folyamat során magas minőségű termék vagy szolgáltatás jöjjön létre, minél kevesebb fölösleges erőforrás felhasználásával.

Az automatizált rendszerek segítségével lehetőség nyílik az emberi hibák minimalizálására és ezáltal a minőség javítására. A folyamatok kiszámíthatóbbakká válnak, így könnyebben lehet tervezni azok működésével és eredményével. Automatizáció csökkenti a ciklusidőt, mivel redukálja az emberi interakciót a folyamatban. Az emberi interakció csökkentésével olyan erőforrások szabadulnak fel, amik a hibajavításra, esetlegesen innovatív feladatokra használhatók. Az automatizált rendszerek képesek a munkaerő költségeit csökkenteni a repetitív feladatok végrehajtásában.

A LEAN szemlélet szerint az értékteremtő folyamatokat érdemes utolsók között automatizálni, az automatizációt elsődlegesen a hibakezelésre, adminisztratív és monoton feladatokra érdemes alkalmazni, hogy a folyamat lépései szinkronba kerüljenek egymással. Amikor a támogató folyamatok kellően automatizáltak, a termelésre és termelésfejlesztésre nagyobb kapacitás jut, ezáltal könnyebben feltérképezhetőek az automatizálható folyamatok.

Jellegzetes értékteremtő automatizálható lépések, és LEAN szempontból a legfontosabbak a kármegelőzési és minőségellenőrző automatizációk. A folyamatos ellenőrzési pontok iktatása, és ezek monitorozása segítségével jöhetnek létre. Ezeket a pontokat többnyire elég egyedi eseteknél alkalmazni. Az automatizált folyamatok rugalmasabbá és skálázhatóbbá tehetik a termelést, így a növekedésre való képesség javul.