A COVID / Home Office korszak óta még inkább fontos kérdés, de a napi munkánknak amúgy is elengedhetetlen kelléke, hogy megbeszéléseket szervezzünk és ezeken részt vegyünk - akár egymás között, akár ügyfelekkel.

Néhány alapszabályt azonban célszerű betartani azért, hogy a munka minél hatékonyabban folyjon.

Tényleg megbeszélésre van szükség?

A nulladik, legfontosabb kérdés, hogy valóban a meeting-e a legjobb eszköz a kitűzött célhoz.

  • Ha csak információt szeretnénk megosztani, esetenként alkalmasabb lehet egy email. Ha biztosak akarunk lenni, hogy az érintettek elolvasták, állítsuk be az email opciókban a visszaigazolást (request receipt) és esetleg megcímkézhetjük fontosként a felkiáltójellel (high importance).
  • Ha leginkább információ begyűjtés a célunk, lehet hogy 1-on-1 meeting vagy egy státusz riport / email a megfelelő eszköz.
  • A meetingnek akkor lehet a legtöbb értelme, ha a résztvevők közötti interakció az egész csoportnak hasznára van vagy valamilyen módon közelebb visz a megoldáshoz (pl. brainstorming, knowledge transfer, scrum standup).

A hely

Online vagy Offline?

Mivel viszonylag nehéz olyan időpontokat találni, amikor garantáltan mindenki egy helyen van, így érdemes mindkettőre felkészülni.

  • A meeting request-ben legyen benne egy Teams link is (vagy annak a platformnak a linkje, amit a cég használ, nálunk a Teams a default, ha Outlook-ból indítjuk a meghívót)
  • Foglaljunk tárgyalót, főleg ha sok résztvevőre számítunk, hogy ne zavarjuk egymást az open office-ban.

Az idő

  • Legyünk tekintettel a többiek időbeosztására (és a tárgyalók foglaltságára is), a Scheduling Assistant megmutatja, hogy kinek van esetleg a kiválasztott idősávban más programja.
  • Ha 1-2 ember részvétele extrém kritikus, esetleg a meghívó kiküldése előtt egyeztessük velük is az elérhetőségüket.
  • Törzsidőn kívüli időpontra, ebédidőre, péntek késő délutánra... azért nem illik megbeszélést szervezni.
  • Nem kell ragaszkodni az 1 órás blokkokhoz. Ha kevesebb idő is elegendő, akkor fél órára, negyed órára, extrém esetben akár 5 percre is szervezhetünk meetinget.
  • Igyekezzünk jól megbecsülni az időszükségletet:
    • Ha túlszalad a meeting, az a résztvevőknek is kényelmetlen lehet, főleg ha rögtön utána egy másik megbeszélés következik és onnan is elkésnek.
    • Az idő az egyik legértékesebb erőforrásunk. Gazdálkodjunk jól a sajátunkkal és másokéval is, ne szervezzünk szükségtelenül hosszú megbeszéléseket!

A meghívó

  • Próbáljunk egy rövid agendát írni a meghívóba, hogy a résztvevők, ha szükséges, előre fel tudjanak készülni.
  • Releváns linkek (pl. Confluence oldalra, Jira projektre, bármilyen web címre), vagy csatolmány ami a megbeszéléshez fontos lehet.
    • Dokumentum csatolásánál jobb megoldás, ha feltöltjük OneDrive-ra, Sharepoint-ra, vagy Confluence-re, és megosztjuk a linket.
  • Lehetőleg írjuk be a Jira ticket kódját, amire a résztvevők logolhatják az idejüket. (Nálunk Jirában történik a munkaidő logolása.)
  • Ha valakinek a részvétele nem kritikus, de szeretnénk, hogy tudomása legyen a megbeszélésről, betehetjük az Optional címzettek közé.
  • Gondosan válasszuk meg a meghívottak körét: elsősorban azokra szorítkozzunk, akiknek a közreműködése elengedhetetlen a téma feldolgozásához. Annak nem sok értelme van, hogy valaki becsatlakozik vagy beül, de közben nem figyel, hanem más munkát csinál alacsony hatásfokkal - például azért, mert nem közvetlenül érintett a témában. Az ő számára egy utólagos meeting memo kiküldése sokkal produktívabb lenne.

A válasz

A meghívó elfogadása és elutasítása mellett talán kevesebben ismerik, milyen alternatíváink vannak még:

  • Tentative: ha nem tudom előre, hogy részt tudok-e venni, mert lehet hogy más programom (is) lesz. A szervezőnek ez jelzés lehet, hogy ne várjon a kelleténél tovább a későkre.
  • Propose new time: másik időpontot is lehet javasolni, amit a szervező el tud fogadni és ezzel átütemezheti a megbeszélést.

Ha van olyan információd, ami a szervező és/vagy a résztvevők számára előzetesen is fontos lehet, az Outlook naptárban a meeting "Reply" vagy "Reply All" funkciójával írhatsz választ, akár mindenkinek.

A meeting előtt / közben, az Outlook-ban a Tracking funkcióval lehet megnézni, hogy kik hogyan reagáltak (vagy nem reagáltak) a meghívóra.

Az esemény

  • Mindenki igyekezzen pontosan megjelenni ill. becsatlakozni, legfőképpen a szervező, akár pár perccel korábban, hogy a tárgyalót előkészítse.
  • Használjuk a tárgyalókban a kiépített infrastruktúrát (kihangosítás, vetítés). Lehetőleg ne a megbeszélés idejét terhelje a technika összeillesztése.
  • Használjuk a Teams funkcióit:
    • képernyő megosztása
    • felvétel készítése, ha szükséges hogy visszanézhető legyen
    • megbeszélés közben kézfeltétel (jelentkezés) használata, az egymás szavába vágás helyett
    • ha a sávszélesség megengedi, akkor használjuk a videot, ezzel a személyes megbeszélést "imitálhatjuk"
  • Ha nincsen szabad tárgyalónk, de az irodában vagyunk, akkor próbáljuk minimalizálni, mennyire zavarjuk a többieket.
    • Használjunk headset-et, fül- vagy fejhallgatót. Ha nincs ilyen eszközünk, de az aktuális projekt vagy feladatok miatt gyakran szükség lenne rá, ne feledjük: a cég feladata beszerezni és biztosítani a munkavégzéshez szükséges eszközöket, ne féljünk kérni.
    • Ha nincs tárgyaló, de van üres szoba vagy ahol épp kevesen vannak, próbáljunk félrevonulni, esetleg zárt ajtó mögé, hogy a folyosóról, közösségi térből beszűrődő zaj ne zavarjon.
    • Amikor épp nem beszélünk, némítsuk le magunkat.
    • Beszéljünk hallhatóan és érthetően, de azért ne kiabáljunk.
  • Érkezzünk pontosan! Ha előre tudjuk, hogy késni fogunk, értesítsük a szervezőt chaten, emailen, sms-ben vagy telefonon.
  • A megbeszélés szervezőjének feladata, hogy az idővel gazdálkodjon.
    • Pontos kezdés, kiemelten fontos ha ügyfél / külső érintett partner is van a megbeszélésen
    • Ha ismeretlenek is vannak a résztvevők között, mutassuk be őket.
    • Az elején rögzítsük a megbeszélés célját. Szükség esetén készíthetünk PPT diákat is sorvezetőnek, vagy illusztrációként.
    • "Water cooler" small talk: ennek is megvan a helye, de nem feltétlenül a szakmai megbeszéléseken, hanem előtte/utána a szünetben, a kávégép mellett, (neadjisten dohányzás közben). Persze lehetnek rendkívüli körülmények (főleg ha mindenki online van, és nemigen van alkalom személyes eszmecserére), de ne feledjük, miért jöttünk össze.
    • Moderáljuk a beszélgetést, engedjük szóhoz azokat is, akik esetleg kevésbé agresszívan képviselik a véleményüket. Figyeljük a Teams jelentkezéseket és a chatet is (főként ha hibrid meeting van, a személyesen jelenlevőknek könnyebb szót kérni vagy a kezdeményezést megragadni).
    • Figyeljünk az időkeret betartására. Mit tegyünk, ha közeleg a vég, de nem sikerült végezni a témával?
      • Akkor hosszabbítható a meeting, ha minden érintett egyetért és ráér. Ez azért nem szerencsés, hiszen mindenki a saját idejével gazdálkodik, és lehet hogy valami más feladatot már eltervezett a megbeszélés utánra, tehát borítjuk mindenkinek a napját és időrendjét. Viszont sürgősen megoldandó feladat esetén lehet, hogy nincs más választásunk.
      • Follow-up meeting: a nyitottan maradt kérdések tisztázására egy újabb megbeszélés szervezése.
      • Nyitott kérdéseket offline, vagy szűkebb körben letárgyalni, esetleg delegálni.
  • Készítsünk jegyzetet (vagy delegáljuk a jegyzőkönyv vezetést, jegyzetelést).
    • A meeting végén a fontosabb pontokról, döntésekről, teendőkről készüljön memo (emailben, vagy confluence sablonban).
    • A személyekre megállapított feladatokat, határidőket is írjuk a memoba.
    • Használjuk a @ (mention) funkciót az emberek tageléséhez (akár emailben, akár confluence-en), így külön értesítést is kapnak a hozzájuk rendelt taskokról.
  • Ismétlődő megbeszélés (pl. projekt státusz) esetén felkészülhetünk a következő alkalomra a témák kijelölésével. Ilyen esetben vegyük figyelembe a várható ünnepnapokat és szabadságokat is, ha a következő alkalmat át kell ütemezni emiatt.

Mindenkinek produktív és sikeres megbeszéléseket kívánok! 😊

  | |

5.0