Egy új informatikai rendszer bevezetésekor, vagy akár egy meglevő rendszer frissítésekor, óhatatlanul felmerül a korábbi rendszerből az adatok átmentése. A régi és új rendszer adatigényei között gyakran óriási szakadék tátong, aminek az áthidalása gondos tervezést és az üzleti szereplők aktív bevonását igényli már a projekt korai szakaszában.
Örökség
Ismert fizikai alaptézis, hogy a rendszerek entrópiája (rendezetlenségi foka) az idő múlásával nő. Nincs ez másként informatikai rendszereinkkel sem: az évek során még a legalaposabban megtervezett adatbázis is töredezetté, kaotikussá válik. Az adatok elavulnak, hibás és duplikált adatok keletkeznek. A folyamatok és az üzleti igények változásával új adatelemek jelennek meg, mások pedig relevanciájukat vesztik. Az új bevezetés jó lehetőséget termet arra, hogy rendet vágjunk a káoszban, és újraértékeljük, hogy az adatvagyonból mit kell és mit érdemes átmenteni. Érdemes egy átfogó adatmigrációs stratégiában lefektetni és precízen körülírni a scope-ot, tehát hogy mely adatköröket, milyen jellemzők mentén, hány évre visszamenőleg kell megőrizni, átmigrálni. Az optimális válasz jellemzően eltér a statikus törzsadatok és a dinamikus tranzakciós adatok esetében.
Út a jövőbe
Igaz, hogy a legtöbb ERP rendszer működési logikája és funkcionalitása nagyjából hasonló, azonban a működéshez szükséges adatokban mutatkoznak eltérések. Gyakran nüansznyi különbségekről van szó, mint a mezőnevek vagy terminológia változása, de előfordulnak lényeges strukturális eltérések is, amely miatt az adatmigráció során komolyabb logikai átalakításokat kell eszközölni. Csak egy jellemző példa az Oracle e-Business Suite 11-es és 12-es verziója között a partnertörzs (vevők, szállítók) adatainak kezelése – ráadásul itt ugyanannak az ERP rendszernek egymást követő verzióiról van szó.
A változásoknál figyelembe kell venni a két rendszer közötti funkcionális eltéréseket is. Elképzelhető, hogy a régi rendszerben egy adott funkció csak körmönfont „hackeléssel”, vagy egyedi fejlesztéssel volt megoldható, az újban viszont standard támogatás van rá. Előfordulhat az is, hogy bizonyos funkciók eleve külön rendszerben vagy akár rendszeren kívül (pl. papíron, illetve excel táblákban) működtek, viszont ezek a jövőben az új rendszerbe integráltan valósulnak meg. Vagy gondolhatunk előre egy jövőben bevezetni kívánt új funkcióra is, amihez esetleg már most rendelkezésre áll a szükséges adat (pl. e-számlázás). Azt sem szabad elfelejteni, hogy az adatok egy része (pl. vevőtörzs, vagy terméktörzs) számos üzleti folyamathoz, és több különálló üzleti területhez / részleghez is kötődik, tehát számos érintett közreműködésére szükség lehet.
Metamorfózis
Az automatizált, optimálisan működő modern ERP rendszerek kulcsa, a „titkos recept”, a jó minőségű és precíz törzsadatokban keresendő! Az új rendszerben többnyire szeretnénk tiszta lappal indulni, és nem a korábbi évek alatt felgyülemlett „trutyit” tovább lapátolni. Ezért a szakértők bevonásával végzett adatkinyerés után a legfontosabb lépés az adattisztítás. Ebben kulcsfontosságú az ügyfél aktív részvétele, hiszen leginkább az üzleti felhasználók tudják megállapítani egy-egy adatelemről, hogy az mennyire pontos, releváns, illetve ők tudják pótolni a mozaik hiányzó darabjait. Ide tartozik még az adatok megfeleltetése (mapping). Gyakran az értéklisták, kódok, számlaszámok és hasonló jellemzők átfordításra kerülnek az új rendszer eltérő logikája vagy eltérő követelmények miatt. Előfordulhat az is, hogy a mappelés komplex eljárásokkal érhető el (pl. több forrás mező együttes állásából származtatható a cél mező), vagy akár az adatok strukturális átalakítására van szükség.
Kontroll
Fontos, hogy a migráció eredménye ellenőrizhető és reprodukálható legyen. Hiszen a legritkább esetben sikerül minden elsőre tökéletesen. A megfelelő eredmény több iteráción keresztül alakul ki. Hiszen egy rendszerbevezetés során a tesztekből kapott visszajelzések szerint az adatigények is változhatnak, illetve maga az adattisztítás is hetek vagy hónapok erőfeszítéseinek gyümölcse. Azért, hogy ne kelljen minden körben újra kezdeni a teljes migrációs folyamatot, célszerű a legtöbb lépést automatizálni az adatkinyeréstől, az átalakításon keresztül, a betöltésig. Minél kevesebb a manuális lépés, annál stabilabb, tesztelhetőbb és megbízhatóbb lesz az eredmény. Nem szabad megfeledkezni az adatok összehasonlíthatóságáról sem. A két rendszer közötti strukturális eltérések miatt gyakran a beépített riportok nem elégségesek a teljeskörű validációhoz. Ezért célszerű lehet egyedi riportokkal, lekérdezésekkel megtámogatni a felhasználókat, hogy az ellenőrzést minél pontosabban végre tudják hajtani.
Az Ixenit már többször sikerrel alkalmazta rendszerek közötti adatmigráció támogatásához a saját fejlesztésű ETL megoldását, melynek segítségével az összes migrációs lépést egy előre lefektetett szabályrendszerre tudtuk ellenőrizhető módon felfűzni. A szabályok kidolgozásában pedig szorosan együttműködtünk az üzletet jól ismerő kulcsfelhasználókkal, illetve az új rendszer bevezetését végző szakértőkkel.
Végszó
Az eddigiek rávilágítanak arra, hogy az adatmigráció korántsem olyan triviális, mint amilyennek elsőre tűnhet. Egyaránt figyelembe kell venni a forrásrendszer adottságait és a célrendszer követelményeit, valamint az adott cég működésének jelenlegi és jövőbeli sajátosságait is. Az adatmigráció hosszú évekre bebetonozhatja egy ERP (vagy bármely informatikai rendszer) működésének minőségét, hatékonyságát. Egy sikeres bevezetés egyik sarokköve az alaposan átgondolt adatstratégia, és a cégre szabott, megtisztított, ellenőrzött adatok betöltése.