Korábbi ügyvitel támogatási blogsorozatunkat folytatva az egyik legjelentősebb automatizálási területhez érkeztünk. Ahogyan arról az "Ügyviteli rendszer automatizálása, elektronikus feldolgozás" című blogbejegyzésünkben már szó volt, a NAV online rendszerének fejlődése számos területen segítheti a napi ügyviteli munkánkat. Első alkalommal a modern iktatás rejtelmeiről ejtettünk néhány szót, mostani témánk, a szállítói számla feldolgozás az, ahol a leginkább ki tudjuk használni a NAV online-ban rejlő lehetőségeket.

Abból az alaptézisből indulunk ki, hogy 2020 júliusa óta minden számla teljes tartalma felkerül egy úgynevezett NAV XML-ben az adóhatóság rendszerébe. Számunkra a legfontosabb ebben a teljes tartalom, hiszen így szkennelés, OCR vagy manuális rögzítés nélkül a rendelkezésünkre áll minden olyan információ elektronikus formában, ami egy szállítói számla rögzítéséhez és ellenőrzéséhez szükséges. Ezt már csak össze kell kapcsolni a számlaképpel, meg kell ejteni a szükséges ellenőrzéseket, és lehet is könyvelni a számlát.

Azért ez a folyamat egy kicsit összetettebb ennél, de egy jól felépített, a vállalatirányítási rendszerhez jól illeszkedő ügyviteli szoftver használatával a mindennapokban a bejövő számlák feldolgozása valóban ilyen egyszerű lehet.

Hogy is néz ki ez a folyamat?

A szállítói számlák 4 féleképpen juthatnak el hozzánk:

  • postai úton,
  • elektronikus formában (e-mailben, vagy ügyfélfiókon keresztül), elektronikusan nem olvasható (képi) pdf formában,
  • elektronikus formában (e-mailben, vagy ügyfélfiókon keresztül), elektronikusan olvasható pdf formában,
  • e-számlaként, ahol a hitelesített számlaképhez már társítva van a NAV XML.

A bejövő számla feldolgozásának első lépése, hogy a NAV online felhőjéből letöltjük a cégünk adószáma alapján beazonosítható NAV XML-eket, majd ezt követően az első három esetet a 4. esetben kapott e-számlával azonos készültségi szintre hozzuk. Ehhez a következőket kell tenni:

  1. A papír alapon kapott számlát digitalizáljuk (szkenneljük). Az így rendelkezésünkre álló, elektronikusan nem olvasható pdf-ből vagy sablon alapján kinyerjük a szállító adószámát és a számlaszámot, vagy a pdf elnevezésébe manuálisan rögzítjük a fenti két információt.
  2. A képi formátumú pdf-ben kapott számlaképből az 1. esethez hasonlóan kinyerjük a szállító adószámát és a számlaszámot.
  3. Az elektronikusan olvasható pdf-ben kapott számlaképekben a megfelelő sablon vagy kulcsszó keresés alapján nyerjük ki a beazonosításhoz szükséges szállítói adószámot és a számlaszámot.

Ezt követően a rendelkezésünkre álló adószám és számlaszám felhasználásával összepárosítjuk a számlaképeket a letöltött és beazonosított NAV XML-lel, hitelesítjük, és így mind a 4 esetben rendelkezésünkre áll egy számlakép és a számla összes adatát tartalmazó XML.
Fontos megjegyezni, hogy az így hitelesített számla az eredeti számlával mindenben egyező elektronikus másolatként megfelel a jogszabályokban előírtaknak, így a papír alapú számlák további tárolására nincs szükség, elegendő az így kapott állományokat a megfelelő módon archiválni a jogszabályban meghatározott ideig.

Az archiválási technikákkal és előnyeivel egy következő blogbejegyzésünkben még fogunk foglalkozni.

A fenti lépések után eljutottunk egy olyan állapotba, ahol minden szükséges információ a rendelkezésünkre áll ahhoz, hogy lekönyvelhessük a számlát.
Ezt megelőzően azonban még lehetőségünk van a számla tartalmának ellenőrzésére is. Ehhez arra van szükség, hogy a beszállítóink a számlájukon feltüntessék a megrendelés és/vagy a szerződés számot, amit a számlafeldolgozó rendszer szintén ki tud nyerni a NAV XML-ből.
A beszerzési szám segítségével a rendszer össze tudja hasonlítani a megrendelt termékek mennyiségét, egységárát, illetve készlet modul használata esetén a készletek bevételezését is ellenőrizni képes. Szerződés nyilvántartás modul használata esetén (egy későbbi blogunkban erre a lehetőségre is vissza fogunk térni) a szerződéses feltételeket (szerződés érvényessége, fizetési feltételek, kedvezmények) is ellenőrizni tudjuk.
Amennyiben a szállítónként vagy termékenként rögzített tűréshatárokon kívül eső értékeket talál a rendszer, akkor elbírására továbbítja a számlát (visszautasítás vagy tovább engedés céljából), ahol az 1. esetben szükséges szkennelésen kívül először van szükség humán erőforrás bevonására. Amennyiben tűréshatáron belüli eltéréseket talál a rendszer, akkor a számla automatikusan tovább léphet a munkafolyamatban.

Ettől a ponttól kezdve könyvelhető a számla, amennyiben a szükséges partnerinformációk rendelkezésünkre állnak, akár előkontírozást is végezhet a rendszer, és a NAV XML-ben lévő számlaadatok egy interfészen keresztül automatikusan bekerülhetnek a bejövő számlát könyvelő modulba.

Ahogy azt már a korábbi blogunkban is említettük, a jól kidolgozott folyamatban csak akkor van szükség emberi beavatkozásra, ha nem találja a rendszer a párosításhoz a NAV XML-t vagy a számlaképet, illetve akkor, ha a számla egyeztetésekor nem megfelelő adatokat találunk és el kell bírálni a számla további sorsát.

  |

3.2