Egyre több magyar vállalatnál felmerül, hogy a továbbiakban felhő alapú vállalatirányítási rendszerrel szeretnének dolgozni. A piacon jelenlévő versenyzők pedig igyekeznek izgalmas marketing és sales anyagokkal bemutatni, mit is tudnak a termékeik.
Azonban ezekben az anyagokban a használt divatos hívószavakat nem magyarázzák túl, hiszen úgyis mindenki találkozott már velük. De ha találkoztunk is velük, biztos ugyanazt értjük alattuk? A következő leírásban néhány ilyen hívószó mögötti gyakorlatot igyekszünk leírni, hogy könnyebben el lehessen képzelni, milyen lesz például a bevezetési időszak, vagy később a support. Példaként az Oracle Fusion rendszerét tudjuk használni, hiszen ezzel kapcsolatban vannak gyakorlati tapasztalataink.
Vízesés vs agilis vs hibrid
Aki részt vett vagy hallott már vállalatirányítási rendszerek bevezetéséről, biztosan a vízesés (Waterfall) modellt látta benne visszaköszönni. Vagyis hosszas előkészületek és több tesztkör után a teljes rendszert egyszerre vezették be. Ez a megoldás teljessége szempontjából mindenképpen előnyös, de a sokszor 1-2 éves bevezetési ciklus alatt bekövetkezett környezeti változásokhoz ez a modell nehezen tud alkalmazkodni. Az agilis fejlesztési módszertanok ez utóbbi területen tudnak sokkal jobb eredményeket felmutatni. Azonban egy felhős vállalatirányítási rendszert nem lehet teljesen agilis módszerekkel bevezetni, mert az kifejezetten a fejlesztésekre lett kitalálva, nem pedig egy már létező rendszer adaptálására. Hogyan lehet tehát ebből a két módszerből egy működő hibridet varázsolni?
Először is tudni kell, hogy melyik módszert melyik terméknél vagy termékcsoportnál érdemes használni. A pénzügyi modulok (Fusion Financials) bevezetésénél például ajánlott a Vízesés módszer, de a tervezési modulok (Fusion EPM) esetén haladhatunk agilisen. A felhőhöz kapcsolódó integrációk esetén is jobb az agilis módszer, hisz kifejezetten fejlesztésekről van ekkor szó. A hibriditás pontos fokát tehát mindig az adott vállalat és bevezetni kívánt termékek mixe határozza meg.
Másrészről agilisabbá tehető a projektünk, ha több termék és termékcsoport bevezetésénél ezeket megbontjuk folyamatok szerint, és fokozatosan indítjuk el őket. Egyes termékek már önmagukban bevezetve hatékonyságnövelést fognak elérni, még akkor is, ha az integrációk, vagy több kapcsolódó folyamat csak később kerül át a felhőbe. Továbbra is megfelelő megoldás lehet a bevezetés egyes országok, országcsoportok szerinti megbontása is. Minden vállalat és vállalatcsoport egyedi, így más és más módszertan és ütemezés fog nekik megfelelni. Ne sajnáljuk az időt a tervezésre és előkészületekre.
Végül, de nem utolsó sorban Fusion előfizetőként az Oracle agilis váltását is megtapasztalhatjuk, hisz az Oracle felhős termékek a nagy verzióváltások helyett áttértek a kisebb, negyedéves (vagy más periodicitású) frissítésekre, ahol az ügyfelek folyamatosan megkapják az agilis fejlesztések eredményeit.
Fusion vs Spotify/Netflix/stb
A magán fogyasztásaink során már több felhős platformmal is megismerkedhettünk. A felhős vállalatirányítás is sok ponton hasonlít ezekhez, egy lényeges különbségre azonban felhívnám a figyelmet. A magánszemélyek számára készített felhős szolgáltatásokra egyöntetűen jellemző, hogy a regisztráció (=szerződéskötés) után rögtön aktiváljuk is a szolgáltatást és fizetnünk kell az előfizetési díjakat (a becsalogató ingyenes időszak is határozott időtartamra szól és azonnal elkezdődik). Az Oracle Fusion felhős termékcsaládja esetében ez nincs így! A szerződéskötés után nem kötelező azonnal aktiválni a szolgáltatást, várhatunk pár hetet-hónapot, ami alatt elkezdhetjük a belső folyamatok átalakítását vagy kiválaszthatjuk a bevezető csapatot, vagy bármilyen olyan előkészítő tevékenységet végezhetünk, amihez nem szükséges maga a Fusion termék. Vagyis nem kell egy olyan időszak alatt is előfizetési díjat fizetnünk, amikor még nem nyúlunk hozzá a rendszerhez/szolgáltatáshoz.
Ahogy szoktuk vs Best practice
A magán fogyasztásaink során megszoktuk, hogy az egyes felhő alapú szolgáltatásokat úgy vesszük igénybe, ahogy kapjuk őket. Minimális beállítási lehetőségeink mindig vannak, de a használt folyamatokat, az elérhető funkciókat nem mi határozzuk meg, hanem a szolgáltató cég. Vállalatirányítási rendszerek tekintetében azonban ugyanez a modell (felhő) már sokkal inkább ijesztő lehet. Ezt az ijedtséget pedig informálódással lehet csillapítani. Például ismerjük meg a felhős vállalatirányítási rendszerek beállítási lehetőségeit - mert sokkal több van belőlük, mint a magánfogyasztásra szánt felhős szolgáltatásokban. A Fusion termékeiben például best practice folyamatokat lehet használni, valamint az ezekhez kapcsolódó beállítási lehetőségeket. A best practice azt takarja, hogy az Oracle az on-premise termékeivel szerzett tapasztalatai alapján kiszűrte, hogy mely folyamatokat hogyan használják a legtöbben, és a felhős ERP-t már ennek alapján optimalizálva hozta létre. Tehát előfordulhat, hogy adott folyamatra a korábban használt 1000 verzióból a felhőben beállításokkal csak 500 valósítható meg, de erre még mindig nem mondhatjuk azt, hogy drasztikusan leszűkült volna a mozgásterünk. Ugyanezeket a best practice folyamatokat pedig felhasználhatjuk arra is, hogy megvizsgáljuk, jelenleg tényleg a legoptimálisabban szervezzük-e a folyamatainkat. A cégek életében korábban meghozott döntések idővel túlhaladottá válhatnak, így érdemes egy ERP-váltást arra is felhasználni, hogy az új helyzethez jobban illő folyamatokat alakítsunk ki.
Eszköz váltása vs üzleti folyamat módosítása
A vállalatirányítási rendszerek nagyobbak annál, minthogy eszközváltásnak nevezhessük, amikor bevezetünk egyet vagy az egyikről áttérünk a másikra. Ilyenkor mindig elő kell kerülnie az üzleti folyamatok esetleges módosításának is, és a változásmenedzsment eszközeivel végig kell kísérni a folyamatot. Fontos, hogy ne a mindennapi munka egyes lépéseit akarjuk ilyenkor rekreálni, hanem fogalmazzunk meg olyan célokat, amik mérhetőek és elérhetőek - például mennyi ideig tartson egy adott folyamatlépés, egy adott esemény bekövetkeztéről ki kapjon azonnal értesítést, stb - és ezeket kérjük számon a friss rendszeren / a bevezető csapaton.
IT-vezérelt vs Business-vezérelt
Az elmúlt évtizedekben több példát láttunk arra itthon is, hogy egy ERP bevezetése alapvetően nem üzleti, hanem IT-döntés volt, az üzleti felhasználók nem kaptak beleszólást a rendszer kiválasztásába, és a bevezetést is inkább elszenvedték, mint aktívan részt vettek volna benne. Ezt részben magyarázta csak, hogy az on-premise vállalatirányítási rendszerek esetén a költségek és a bevezetési munka nagy része az IT-ban csapódott le (hardverek, szoftverek, integrációk). Így sajnos láttunk olyan meghiúsult bevezetést is, ami az üzleti felhasználók és döntéshozók ellenállásán bukott meg.
Mivel a felhős megoldások terén már sokkal kiegyenlítettebb az IT és az üzlet részvétele, sőt bizonyos esetekben át is billenhet a hangsúly az üzlet oldalára, így még a korábbinál is fontosabbá vált, hogy az üzleti döntéshozók részt vegyenek a döntésben, és a véleményvezérek az új megoldás mellé álljanak. Mivel a felhős megoldások best practice megoldásokkal dolgoznak, így várható, hogy bizonyos üzleti folyamatok meg fognak változni. A változás pedig mindig ellenállást vált ki, amit információmegosztással, változásmenedzsmenttel kezelni kell. Akár ezek a belső folyamatok is elkezdhetőek a korábban említett időszakban a szerződéskötés és az aktiválás között.
Hardverek kezelése vs felhős szolgáltatások
Amikor egy cég az on-premise rendszeréről térne át a felhős megoldásra, nagy változásra kell számítani az IT szakemberek feladatában is. Ez a korábbi gyakorlathoz képest jelenthet több vagy kevesebb feladatot, de mindenképpen jelennek meg új feladatok és tűnnek el régiek. A korábbi vállalatirányítási rendszer alatt futó hardvereket például a továbbiakban már nem kell karbantartani (hacsak egyéb célra nem), de szorosabb kapcsolatot kell kialakítani az Oracle Support szervezetével, ahol a Fusion hardvereit kezelik. A Fusion adatbázisában található adatokat már csak közvetlen módon lehet elérni, így a korábbi beépített fejlesztéseket felváltják az integrációs fejlesztések.