Rövid életrajzi momentummal kezdeném. Mielőtt BI területen elkezdtem volna dolgozni, bő 8 évig foglalkoztam kontrollinggal, és könyvvizsgálattal.
De miért is említem ezt? Mostanában sokat gondolkozom azon, hogy egyrészt miért nem kerültem én kapcsolatba a BI megoldásokkal már évekkel ezelőtt… Egyrészt nyilván még több tapasztaltom lenne e téren, másrészt mi lett volna, ha ezt a tudást, és lehetőséget, -mint kontroller-, fel tudtam volna használni a mindennapi munkám során?
Lelövöm a poént. Könnyebb dolgom, és több időm lett volna! Illetve idő talán nem is, mert felhasználtam volna ugyanúgy, csak valószínűleg sokkal hatékonyabban, és hasznosabban…
De kezdjük az elején! Lássuk miről is van szó.
Legyen a kiindulópont, hogy mit csinál egy kontroller, és milyen feladatai vannak? Nos, ezt magam nehezen tudnám szavakba önteni, talán azt mondanám, hogy mindent, amit más nem vállal, plusz a saját feladatai…😊
De segítségül hívnám a tankönyvi bemutatót! Idézem:
“A kontrolling vagy controlling felöleli a célmeghatározás, tervezés és a kontroll (a szó irányítási és szabályozási értelmében) folyamatait a pénzügyek és a gyártás / termelés területein. A kontrolling olyan tevékenységeket is magába foglal, mint a döntéshozatal, értelmezés és fókuszálás…”
Eszerint elvileg jó lenne, ha a fókuszálni tudnánk, értelmezni, meg döntést hozni! Bizony jó, csak gyakran pont erre jut a legkevesebb idő, a mindennapi kulimunka mellett, mert ugye kellene egy kis ad-hoc riport ennek, egy prezentáció annak, egy kis Exceles varázslás még valakinek, ja hogy nem jó a kapott adat, hopp akkor kitől jött, de ő is kapta, akkor írok neki, hogy küldje újra, megvan újra megcsinálom a riportot, mert persze már majdnem kész voltam vele, mire kiderült, hogy az alapoknál rossz valami…szóval, aki benne van tudja, a többiek meg örüljenek, hogy nem. 
Szóval mire ezzel megvagyunk, és este 6 van, már kezdhetünk is fókuszálni, meg elemezni, majd meghozni a döntést, hogy érdemes-e még hazamenni, vagy reggelig már kibírjuk a recepció kanapéján is…
Mai fejjel már azt mondanám, hogy ennek egy nagy része fölösleges időpazarlás, és megoldanám egy BI eszközzel.
Mert mire is jó egy ilyen eszköz? Alapvetően sok mindenre, de szerintem a minket legjobban érdeklő aspektusa az egy szó…automatizálás!
Ugyanis, egy ilyen eszköz segítségével lehetőségünk van a hónapról-hónapra bővülő adathalmazunk betöltését automatikussá tenni, úgy hogy minden formázást, kalkulációt (aka Excel függvények), és vizualizációt csak egyszer kell elkészítenünk az adott reportban!
Például, a kereskedőktől rendszeresen megkapjuk az értékesítési adatokat, ami ugyanaz az excel fájl, csak mondjuk minden hónapban van benne pár tízezer (de ez lehet tetszőlegesen bármennyi) új sor!
Ebben az esetben én legelső alkalommal betöltöm a BI eszközömbe ezt az excel fájlt, ha kell megigazgatom az adatokat (formátum, típus, kalkulált oszlopok), csinálok pár kalkulációt, és vizualizációt (grafikon ha úgy tetszik), és kész…ettől kezdve, ha újra megkapom ezt az adathalmazt a következő hónapban, akkor nincs más dolgom, mint bemásolni a régi helyére, nyomni egyet a frissítés gombon, és kész…
Ja, hogy prezentálni is kellene? Hmmm…sebaj, még 3-4 (de tényleg!) kattintás, és kész a PowerPoint prezentációm…
Ki kell küldenem minden hónapban 100 embernek? Nem baj! Van megosztás, automatán frissül, ha változás van, a kollegák pedig bármikor ránézhetnek, amikor csak akarnak!
Ugyanaz a riport kell, de nem ugyanolyan formában a magyar vezetőknek, mint a külföldi menedzsernek? Hopp, egyszer beállítom, és amíg nincs új kérés, addig mindenki saját személyreszabott formában kapja meg!
Azt hiszem, ebből a gyors kis listából is érezhető, hogy bizony, hosszú, monoton órákat spórolhatnánk meg magunknak egy ilyen megoldással! Saját tapasztalataim alapján nyugodtan ki merem jelenteni, hogy akár napi szinten is…
Tudom, egy új szoftver megismerése, és a használatának megtanulása mindig macerásnak, és időigényesnek tűnik. De gondoljunk úgy a dologra, hogy azt az időt amit eddig értelmetlen favágással töltöttünk, most egyrészt valami új, és hasznos (csak zárójelben: piacképes) tudás elsajátítására tudjuk fordítani, másrészt pedig a tényleges feladatunkra (elemzés, döntéstámogatás!) is több időnk jut!
Esetleg felmerülhet még, hogy ez akkor biztos valami baromi dárga cucc! De nem. Még annak sem nevezném, pláne, ha figyelembe vesszük, hogy a humán erőforrás többnyire a legdrágább erőforrásunk, arról pedig már nem is beszélve, hogy ha megunja az értelmetlen lapátolást, akkor már ott sincs se ő, és mostanában nagyon helyette más sem…
Tehát miért ne élnénk egy olyan lehetőséggel, ami megkönnyíti az éltünket, és lehetőséget kínál arra, hogy a valóban értelmes, és hasznos munkát kelljen csak csinálnunk?
Szóval, mi lenne, ha…?